OneDriveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

■概要

OneDriveに格納した請求書や報告書の内容を、手作業でConfluenceに転記して情報共有していませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveとConfluenceの連携が自動化され、特定フォルダにファイルが格納されるだけで、OCR機能が内容を読み取り、Confluenceのページを自動で作成するため、書類管理と情報共有を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとConfluence間で、書類情報の転記や共有を手作業で行っている方
• OneDriveに保存した議事録や報告書を、Confluenceで効率的に管理したいと考えている方
• 書類の情報をチーム内で迅速かつ正確に共有する仕組みを自動で構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル格納を起点にConfluenceへのページ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を短縮することができます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. オペレーションでは、特定のファイル名や形式のみを処理対象とするための分岐を設定します。
5. 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションで対象ファイルを取得します。
6. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」で、ファイル内容をテキストデータ化します。
7. 最後に、Confluenceの「ページを作成する」アクションで、読み取ったテキスト情報をもとにページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 特定のファイル名や拡張子（例：.pdf、.pngなど）のみを処理の対象とするよう、分岐の条件を任意で設定してください。
• OCR機能で読み取ったテキストの中から、Confluenceのページのタイトルや本文に記載したい情報を任意で指定し、作成内容をカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• OneDriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。