■概要
OneDriveに保存されているファイルの管理は重要ですが、定期的に最上位フォルダの情報を取得し、一覧にまとめる作業は手間がかかるものです。手作業での確認や転記作業は、他の重要な業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にOneDriveの最上位フォルダ一覧を取得し、Microsoft Excelへ追加することが可能です。これにより、フォルダ構成の管理を効率化し、常に最新の情報を手元で確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveのファイル管理を担当し、定期的な棚卸作業に時間を費やしている方
- 手作業でOneDriveの最上位フォルダ情報を取得しており、この定型業務を自動化したい方
- フォルダ構成の変更などをMicrosoft Excelで管理し、業務の標準化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてOneDriveの最上位フォルダ情報を自動で取得するため、これまで手作業で行っていた確認や転記の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや確認漏れを防ぎ、Microsoft Excel上で正確なフォルダ構成の履歴を管理することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを定期実行するスケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「最上位フォルダ一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得したフォルダリストの各項目を処理するため、オペレーションで「同じ処理を繰り返す」を設定します
- 最後に、繰り返しの処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォルダ情報を指定のシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度（例：毎日、毎週月曜日など）を任意で設定してください
- OneDriveの「最上位フォルダ一覧を取得」アクションでは、対象としたい任意のドライブIDを設定してください
- 処理の繰り返し設定では、OneDriveから取得したフォルダ一覧のどの情報を繰り返しの対象にするか設定してください
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、事前に作成したExcelファイルが格納されているドライブやフォルダなどの保存場所を正しく設定してください
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
