「Chatworkのコンタクト一覧、定期的にバックアップを取りたいけど、毎回手作業でやるのは面倒…」
「メンバーが増えるたびにリストを更新しているけど、漏れがないか不安…」
このように、Chatworkのコンタクト管理に関する手作業に、手間や不安を感じていませんか？
もし、指定したスケジュールでChatworkのコンタクト一覧を自動的に取得し、Google スプレッドシートに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、手作業による更新漏れやヒューマンエラーを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Chatworkのコンタクト一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にChatworkでコンタクト一覧を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
定期的にChatworkのコンタクト一覧を取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にChatworkからコンタクト一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Chatwork／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ChatworkとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にChatworkでコンタクト一覧を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：ChatworkとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Chatworkのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考にして設定を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考にして設定を行ってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
定期的にChatworkでコンタクト一覧を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ毎月１日の９時に起動される設定になっています。
日付指定や
Cron設定をすることもできます。
詳しい設定方法は
スケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：Chatworkのコンタクト一覧を取得アクション設定
フローに戻り、「コンタクト一覧を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「
取得した値」に情報が追加されます。
なお、この「取得した値」は後続のフローで変動値として使用できます。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：同じ処理を繰り返すアクション設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しください。
オペレーションと取得した値を設定しましょう。
ここでは、アカウントID、ルームID、名前、組織名を繰り返し取得するように設定しています。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：Google スプレッドシートのレコードを追加するアクション設定
フローに戻り、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前にChatworkの情報を追加するGoogle スプレッドシートを準備しておいてください。
Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点 もあわせてご確認ください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
追加するレコードの値は、同じ処理を繰り返すアクションで取得した値から「アカウントIDのリストのループ変数」を設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、ループ変数を使用することで、同じ処理を繰り返して取得した複数の情報を追加することができます。
他の項目も同様に、取得した値から以下のように設定しました。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックしてください。
Google スプレッドシートを確認すると、情報が追加されています。
※今回はテストのため、１行しか反映されていませんが、実際にフローが起動すると繰り返し処理され一覧が確認できます。
最後にフローに戻って「完了」をクリックしたら、完成です！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Chatworkを使った自動化例
投稿をトリガーに、データベースや顧客管理システム、ノートアプリへ情報を自動登録したり、定期的にコンタクト情報を同期したりすることが可能です。
また、メールの受信やカレンダーの予定、Web会議のスケジュールなども自動通知。
情報の転記漏れや確認の手間をなくし、チームの連携と意思決定のスピードを加速しましょう。
定期的にChatworkでコンタクト一覧を取得しSalesforceに追加する
試してみる
Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する
試してみる
■概要
「Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」フローは、Chatworkでやり取りされるメッセージをkintoneに自動で記録する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を一元管理し、チームのコミュニケーションを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に利用しており、メッセージの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・kintoneを活用して情報を一元管理したいが、手動でのデータ入力に時間がかかっている管理者の方
・チームのコミュニケーション内容を効率的に記録・共有したいプロジェクトリーダーの方
・業務プロセスの自動化を進めたいが、適切な連携方法がわからないIT担当者の方
■注意事項
・Chatwork、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Chatworkで投稿された内容からSalesforceにリードを自動登録する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容からSalesforceにリードを自動登録する」ワークフローは、コミュニケーションと営業管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Chatwork内での顧客の問い合わせや情報を自動的にSalesforceにリードとして登録することで、手動入力の手間を省き、迅速なフォローアップを実現します。
これにより、チームの生産性向上と顧客対応の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用し、顧客とのコミュニケーションを効率化したい営業担当者
・Salesforceでのリード管理を自動化し、手動入力の手間を減らしたい営業チーム
・複数のツール間での情報連携に課題を感じているIT管理者
・顧客対応のスピードアップを図り、営業プロセスを最適化したい経営者
・業務の自動化を推進し、チーム全体の生産性を向上させたいビジネスオーナー
■注意事項
・Chatwork、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Chatworkで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Chatworkで特定のルームに投稿された内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
毎日Zoomの会議情報をChatworkに通知する
試してみる
毎日Zoomの会議情報をChatworkに通知するフローです
Googleカレンダーに予定が作成されたらChatworkに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたらChatworkに通知する」ワークフローは、チームのスケジュール管理を円滑にするための自動化ツールです。
Googleカレンダーで新しい予定が追加されるたびに、Chatworkにリアルタイムで通知が届くため、メンバー全員が最新のスケジュールを共有できます。
これにより、会議や重要なタスクを見逃すことなく、コミュニケーションの効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーでの予定管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Chatworkを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいIT担当者の方
・スケジュールの共有漏れを防ぎたい中小企業の経営者の方
・日々のタスク管理を自動化し、作業効率を向上させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Chatworkでタスクを追加する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Chatworkでタスクを追加する」ワークフローは、chatworkとMicrosoft Teamsの連携を活用して、情報共有とタスク管理を自動化する業務ワークフローです。Microsoft Teamsで行われた重要な投稿を自動的にChatworkのタスクとして追加することで、手動での転記作業を減らし、チーム全体の生産性を向上させます。
これにより、情報の漏れや重複を防ぎ、円滑なプロジェクト進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとChatworkを併用しており、情報共有やタスク管理に課題を感じている方
・手動でのタスク追加に時間を取られず、業務を効率化したいチームリーダー
・社内のコミュニケーションツール間の連携を強化したいIT担当者
・プロジェクト管理をスムーズに進めるために、ツール間の自動連携を求めている方
・情報の一元管理を実現し、チーム全体の生産性を向上させたい経営者
■注意事項
・Microsoft Teams、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
試してみる
Outlookで受信したメールをChatworkに転送するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレス宛にOutlookからメールを転送することでChatworkにメールの内容を連携することが可能です。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、Chatworkに通知する」ワークフローは、担当者がフォルダ内の重要メールを見逃さないように、自動でChatworkへメッセージを送ります。Chatwork apiを活用し、素早く情報共有が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで特定フォルダへの受信チェックが面倒な方
・Chatworkを日常的に使い、通知を見落としたくないチームメンバー
・Chatwork apiを試してみたいシステム管理者の方
・メール対応のレスポンスを早めたいサポート担当者
■注意事項
・Zoho Mail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Chatworkでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkでメッセージが投稿されたらNotionにページを作成する」フローは、ChatworkとNotionを連携させることで、チームのコミュニケーションと情報管理を効率化する業務ワークフローです。Chatworkでの重要なメッセージやタスクを自動的にNotionに記録するため、手動での転記作業を減らし、情報の一元管理が可能になります。
これにより、時間と労力を節約し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとNotionを日常的に活用しているチームメンバーの方
・メッセージ内容をNotionで整理・管理したいと考えている方
・業務フローの自動化を進め、作業効率を向上させたいビジネス担当者の方
・情報の一元化を図り、チーム内での情報共有を円滑にしたいリーダーの方
■注意事項
・Chatwork、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Chatworkのコンタクト一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたリスト作成や更新の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は常に最新のコンタクト情報を手元に置くことができ、バックアップ管理などの定型業務から解放され、コミュニケーションなどのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：取得できるコンタクト情報の項目は？
A：
アカウントID、ルームID、名前、チャットワークID、組織ID、組織名、部署、アバター画像URLを取得することが可能です。
Q：Google スプレッドシート以外にも出力できますか？
A：
はい、可能です。
Microsoft ExcelやNotionなどご利用のツールと連携できます。
今回のフローを修正する場合はGoogle スプレッドシートのアクションを削除し、「+」から該当のツールを追加・連携してください。
連携できるアプリの一覧は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：特定の条件で取得対象を絞れますか？
A：
はい、ミニプラン以上で利用可能な「分岐」を活用すれば可能です。
「+」から分岐を選択し、特定の条件を指定します。
詳しくは「分岐」の設定方法 をご確認ください。
