「Google Driveで共有しているファイルの権限、誰がアクセスできるのか一覧で確認したい…」
「定期的なセキュリティチェックのために、各ファイルの共有状況をリスト化する必要があるけど、手作業で一つずつ確認するのは時間がかかりすぎる…」
このように、Google Driveの権限管理やユーザーリストの作成に手間を感じていませんか？
もし、Google Drive内の特定ファイルの権限情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどにユーザーリストとして記録できる仕組み があれば、面倒な確認作業から解放され、セキュリティ管理の強化や情報棚卸しといった重要な業務に時間を充てられるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle Driveのファイル権限情報を取得する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Driveのファイル権限リストをGoogle スプレッドシートに出力するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google Driveに作成されたファイルの権限リストを自動で取得し、Google スプレッドシートに一覧として追加していくフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Google Driveのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Googleスプレッドシートと連携 以下のナビをご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン そのプランの最短の起動間隔 にしてお使いいただくことをおすすめします。フォルダID :候補から選択します。
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
ステップ4：権限を取得する設定 ここでは先ほど追加されたファイルの権限を取得するため、「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」をクリックします。
※「←トリガーのアウトプットを設定してください」は削除してください。
ステップ5：レコードを追加する設定 ここでは、ステップ4で取得した権限などを登録します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
スプレッドシートID・タブ名は候補から選択します。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Google DriveのAPIを使ったその他の自動化例 Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Driveを使った自動化例 Google Driveにファイルが格納されたらSlackやGmailで通知したり、追加された音声ファイルを文字起こししてDeepSeekで要約しGoogle ドキュメントへ自動保存したりできます。また、SmartHRやShopify、Backlogなどの外部アプリと連携して特定のイベント発生時にフォルダを自動作成することや、格納されたファイルをOCRで読み取ってXeroやジョブカン経費精算・ワークフローへ情報を登録することも可能です。
Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
試してみる
Google Driveに追加されファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する
試してみる
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailで通知する
試してみる
Google Driveに追加された音声ファイルを文字起こしし、DeepSeekで要約してGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
SmartHRで従業員が登録されたら、Google Driveでフォルダを作成する
試してみる
Google Driveにファイルが格納されたら、Slackに通知する
試してみる
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知する
試してみる
Wixで見積書が承諾されたら、Google Driveのファイル名を更新する
試してみる
まとめ Google Driveのファイル権限リスト取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた共有状況の確認やユーザーリスト作成の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのない正確な情報管理を実現できます。
これにより、定期的なセキュリティ監査や情報資産の棚卸しといった重要な業務を効率的に進め、組織全体の情報管理体制を強化することに繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちらの登録フォーム
よくあるご質問
Q：権限リストをSlackなどに通知することも可能ですか？
A：
はい、可能です。
Q：スプレッドシートにはどのように記録されますか？
A：
今回のフローであれば、Google スプレッドシートに一から記録されるようになります。
Q：エラーになったらどう対処する？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られるので、まずはそれを確認します。
通知には、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されています。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
.jpg){kind=small}
