「Google Driveで共有しているファイルの権限、誰がアクセスできるのか一覧で確認したい…」
「定期的なセキュリティチェックのために、各ファイルの共有状況をリスト化する必要があるけど、手作業で一つずつ確認するのは時間がかかりすぎる…」
このように、Google Driveの権限管理やユーザーリストの作成に手間を感じていませんか？
もし、Google Drive内の特定ファイルの権限情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどにユーザーリストとして記録できる仕組みがあれば、面倒な確認作業から解放され、セキュリティ管理の強化や情報棚卸しといった重要な業務に時間を充てられるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Driveのファイル権限情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveで多数のファイルを共有していると、誰がどのファイルにアクセスできるのか、権限の管理が煩雑になりがちではないでしょうか。 手作業での確認は時間がかかり、設定ミスにも繋がる可能性があります。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、自動でそのファイルの権限を持つユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに記録できます。ファイル共有の状況を可視化し、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル共有における権限管理を手作業で行っている方
- 定期的にGoogle Driveのユーザーリスト取得や棚卸し作業が必要な情報システム担当の方
- ファイルごとのアクセス権を正確に把握し、セキュリティ管理を徹底したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルが作成されるたびに自動で権限リストがGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、手動でユーザーリストを取得する手間を省くことができます
- 手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限情報の管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限リストを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの権限情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した権限リストの情報を指定のスプレッドシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのシートにどの情報を書き出すかを任意で設定できます。前段のオペレーションで取得したファイル名やユーザー名、権限の種類などを変数として埋め込んだり、フォルダ名などを固定値として追加したりといったカスタマイズが可能です
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveのファイル権限リストをGoogle スプレッドシートに出力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveに作成されたファイルの権限リストを自動で取得し、Google スプレッドシートに一覧として追加していくフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveで多数のファイルを共有していると、誰がどのファイルにアクセスできるのか、権限の管理が煩雑になりがちではないでしょうか。 手作業での確認は時間がかかり、設定ミスにも繋がる可能性があります。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、自動でそのファイルの権限を持つユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに記録できます。ファイル共有の状況を可視化し、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル共有における権限管理を手作業で行っている方
- 定期的にGoogle Driveのユーザーリスト取得や棚卸し作業が必要な情報システム担当の方
- ファイルごとのアクセス権を正確に把握し、セキュリティ管理を徹底したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルが作成されるたびに自動で権限リストがGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、手動でユーザーリストを取得する手間を省くことができます
- 手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限情報の管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限リストを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの権限情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した権限リストの情報を指定のスプレッドシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのシートにどの情報を書き出すかを任意で設定できます。前段のオペレーションで取得したファイル名やユーザー名、権限の種類などを変数として埋め込んだり、フォルダ名などを固定値として追加したりといったカスタマイズが可能です
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Googleスプレッドシートと連携
以下のナビをご確認ください。
また、Google Driveも同様の手順でログインを進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveで多数のファイルを共有していると、誰がどのファイルにアクセスできるのか、権限の管理が煩雑になりがちではないでしょうか。 手作業での確認は時間がかかり、設定ミスにも繋がる可能性があります。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、自動でそのファイルの権限を持つユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに記録できます。ファイル共有の状況を可視化し、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル共有における権限管理を手作業で行っている方
- 定期的にGoogle Driveのユーザーリスト取得や棚卸し作業が必要な情報システム担当の方
- ファイルごとのアクセス権を正確に把握し、セキュリティ管理を徹底したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルが作成されるたびに自動で権限リストがGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、手動でユーザーリストを取得する手間を省くことができます
- 手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限情報の管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限リストを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの権限情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した権限リストの情報を指定のスプレッドシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのシートにどの情報を書き出すかを任意で設定できます。前段のオペレーションで取得したファイル名やユーザー名、権限の種類などを変数として埋め込んだり、フォルダ名などを固定値として追加したりといったカスタマイズが可能です
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、必須項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - フォルダID:候補から選択します。
ここで、設定したフォルダに下記の画像ファイルをアップロードします。
フローに戻ったら、テストします。
ファイルの内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：権限を取得する設定
ここでは先ほど追加されたファイルの権限を取得するため、「ファイルやフォルダの権限のリストを取得」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、ファイルIDが取得した値から設定されていることを確認します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
※「←トリガーのアウトプットを設定してください」は削除してください。
こちらもテストし、権限が取得できたら保存しましょう。
