Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
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Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
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■概要
Google Driveで多数のファイルを共有していると、誰がどのファイルにアクセスできるのか、権限の管理が煩雑になりがちではないでしょうか。 手作業での確認は時間がかかり、設定ミスにも繋がる可能性があります。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、自動でそのファイルの権限を持つユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに記録できます。ファイル共有の状況を可視化し、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Google Driveのファイル共有における権限管理を手作業で行っている方
  • 定期的にGoogle Driveのユーザーリスト取得や棚卸し作業が必要な情報システム担当の方
  • ファイルごとのアクセス権を正確に把握し、セキュリティ管理を徹底したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
  • ファイルが作成されるたびに自動で権限リストがGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、手動でユーザーリストを取得する手間を省くことができます
  • 手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限情報の管理に繋がります
■フローボットの流れ
  1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限リストを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの権限情報を取得します
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した権限リストの情報を指定のスプレッドシートに行として追加します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
  • Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのシートにどの情報を書き出すかを任意で設定できます。前段のオペレーションで取得したファイル名やユーザー名、権限の種類などを変数として埋め込んだり、フォルダ名などを固定値として追加したりといったカスタマイズが可能です
■注意事項
  • Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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を使ったテンプレート

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Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
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テンプレート
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
    新しくファイル・フォルダが作成されたら
    特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
    特定のファイルが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
    列を追加する
    列を削除する
    複数列に値を入力
    フォルダを作成する
    ファイルを複製する
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
    ファイルを削除する
    ファイルをアップロードする
    ファイルをダウンロードする
    Googleスプレッドシートをダウンロード
    Googleスライドをダウンロード
    Googleドキュメントをダウンロード
    特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得
    ファイル名を変更する
    ファイル・フォルダ情報を取得
    エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
    CSVファイルをスプレッドシートに変換する
    指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
    ファイルをゴミ箱に移動する
    ファイルやフォルダの権限のリストを取得
    ファイル・フォルダの説明を更新
    ファイルの格納先フォルダを変更
    ファイルのショートカットを作成
    ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する
    特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得
    ファイルをGoogleドキュメントに変換する
    Googleスプレッドシートをダウンロード(シートを指定)
    ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索(ごみ箱を除く)
    プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する
    PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する
    特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する
    特定のファイルを更新
    ファイルやフォルダから権限を削除する
    共有ドライブを作成
    共有ドライブを検索
    ファイルのコピー
    ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
フローボットオペレーション
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    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
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    列を追加する
    列を削除する
    複数列に値を入力
フローボットトリガー
    新しくファイル・フォルダが作成されたら
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    特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得
    ファイルをGoogleドキュメントに変換する
    Googleスプレッドシートをダウンロード(シートを指定)
    ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索(ごみ箱を除く)
    プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する
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    特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する
    特定のファイルを更新
    ファイルやフォルダから権限を削除する
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