Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
Google Driveに作成されたファイルの権限リストをGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Google Driveで多数のファイルを共有していると、誰がどのファイルにアクセスできるのか、権限の管理が煩雑になりがちではないでしょうか。 手作業での確認は時間がかかり、設定ミスにも繋がる可能性があります。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、自動でそのファイルの権限を持つユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに記録できます。ファイル共有の状況を可視化し、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル共有における権限管理を手作業で行っている方
- 定期的にGoogle Driveのユーザーリスト取得や棚卸し作業が必要な情報システム担当の方
- ファイルごとのアクセス権を正確に把握し、セキュリティ管理を徹底したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルが作成されるたびに自動で権限リストがGoogle スプレッドシートに蓄積されるため、手動でユーザーリストを取得する手間を省くことができます
- 手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な権限情報の管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内にファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルやフォルダの権限リストを取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの権限情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した権限リストの情報を指定のスプレッドシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのシートにどの情報を書き出すかを任意で設定できます。前段のオペレーションで取得したファイル名やユーザー名、権限の種類などを変数として埋め込んだり、フォルダ名などを固定値として追加したりといったカスタマイズが可能です
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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