「営業リストの会社名をホットプロファイルで一件ずつ検索して情報を確認する作業、もっと効率化できないかな…」
「チャットで話題に出た企業の情報を、すぐにホットプロファイルで調べて共有したいけど、アプリを切り替えるのが面倒…」
このように、ホットプロファイルでの会社情報取得に手間や時間を取られていませんか？
もし、普段お使いのツールから直接ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できる仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間から解放され、より重要な営業戦略の立案や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはホットプロファイルの会社情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を取得する
試してみる
■概要
営業活動などでMicrosoft Teams上のやり取りで特定の企業名が挙がった際に、都度ホットプロファイルを開いて会社情報を検索し、結果を共有する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに会社名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得し、検索結果を Microsoft Teams上に返信することが可能です。手作業での情報検索の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsとホットプロファイルを活用し、会社情報の取得や共有を効率化したい方
- 手作業によるホットプロファイルでの会社情報検索に、手間や時間を取られている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できるため、手作業での検索や転記にかかる時間を削減できます
- 手作業による検索キーワードの誤入力や、検索結果のコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などのキーワードを抽出します
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードをもとに会社情報を検索します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会社情報を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容をもとに、会社名を抽出するためのプロンプトを任意で設定できます
- ホットプロファイルで会社情報を検索する際に、検索キーワードの対象となる項目など、検索条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsからホットプロファイルの会社情報を取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を自動で取得するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft Teamsとホットプロファイルのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft Teamsのトリガー設定とテキスト抽出・ホットプロファイルおよびMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を取得する
試してみる
■概要
営業活動などでMicrosoft Teams上のやり取りで特定の企業名が挙がった際に、都度ホットプロファイルを開いて会社情報を検索し、結果を共有する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに会社名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得し、検索結果を Microsoft Teams上に返信することが可能です。手作業での情報検索の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsとホットプロファイルを活用し、会社情報の取得や共有を効率化したい方
- 手作業によるホットプロファイルでの会社情報検索に、手間や時間を取られている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できるため、手作業での検索や転記にかかる時間を削減できます
- 手作業による検索キーワードの誤入力や、検索結果のコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などのキーワードを抽出します
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードをもとに会社情報を検索します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会社情報を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容をもとに、会社名を抽出するためのプロンプトを任意で設定できます
- ホットプロファイルで会社情報を検索する際に、検索キーワードの対象となる項目など、検索条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ホットプロファイルとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ連携方法は、以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を取得する
試してみる
■概要
営業活動などでMicrosoft Teams上のやり取りで特定の企業名が挙がった際に、都度ホットプロファイルを開いて会社情報を検索し、結果を共有する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに会社名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得し、検索結果を Microsoft Teams上に返信することが可能です。手作業での情報検索の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsとホットプロファイルを活用し、会社情報の取得や共有を効率化したい方
- 手作業によるホットプロファイルでの会社情報検索に、手間や時間を取られている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できるため、手作業での検索や転記にかかる時間を削減できます
- 手作業による検索キーワードの誤入力や、検索結果のコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などのキーワードを抽出します
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードをもとに会社情報を検索します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会社情報を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容をもとに、会社名を抽出するためのプロンプトを任意で設定できます
- ホットプロファイルで会社情報を検索する際に、検索キーワードの対象となる項目など、検索条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
それではここから設定を始めていきましょう。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
今回の連携で使用するMicrosoft Teamsのチャネルに、テスト用のメッセージを送信しておきましょう。
このメッセージがトリガーとなり、自動化フローが動作します。
今回は以下の内容で作成しました。
トリガーの起動間隔
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でMicrosoft Teamsをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はメッセージが送信されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームID
チャネルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Microsoft Teamsのチャネルに送信されたメッセージに関する情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：AI機能でテキスト抽出
続いて、トリガーのステップでMicrosoft Teamsから取得した値を利用して、後続のステップで必要なテキストを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
対象のテキスト
Microsoft Teamsのトリガーイベントで取得したメッセージ内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでMicrosoft Teamsから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はこの後のステップで、ホットプロファイルから会社を検索するため、デフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値を利用し、この後のステップでホットプロファイルで会社情報の検索ができます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5：ホットプロファイルで会社を検索
続いて、前のステップでテキスト抽出した値を利用して、ホットプロファイルで会社情報を検索しましょう。
「会社を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
ホットプロファイルと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
検索項目
プルダウンから該当の項目を選択してください。
値
入力欄をクリックすると、前のステップでテキスト抽出した値が表示されるので、検索項目に対応する内容を選択して入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で会社情報が検索されるか確認しましょう。
テストに成功すると、ホットプロファイルで検索された会社に関する情報が表示されます。
以下の取得した値を活用して、この後のステップでMicrosoft Teamsからメッセージの送信が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ6：Microsoft Teamsでメッセージを送る
いよいよ最後の設定です！
前のステップでテキスト抽出した値を利用して、Microsoft Teamsでメッセージを送信しましょう。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チームID
チャネルID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目をそれぞれ選択しましょう。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでホットプロファイルから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージがMicrosoft Teamsで通知されてしまうので注意が必要です。
なお、Microsoft Teamsではメッセージにメンションを設定することも可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
Microsoft Teamsを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Microsoft Teamsにメッセージが送信されたタイミングで、メッセージ内容をもとにホットプロファイルから会社情報が自動で取得され、その結果がMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
実際にMicrosoft Teamsへメッセージを送信し、ホットプロファイルの会社情報がMicrosoft Teamsに届くかを確認してみましょう。
ホットプロファイルを使った自動化例
新規リードの登録をトリガーに、他システムへの二重登録や広告のコンバージョン計測、ストレージでのフォルダ作成までを自動化。
さらに、商談受注時のタスク作成や、Web会議の要約内容を自動で日報へ登録する仕組みも構築可能です。
入力の手間や漏れをなくし、顧客と向き合う本来の営業活動に集中できる環境を整えましょう。
Meta広告（Facebook）でリードが送信されたらホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を、手作業でホットプロファイルに登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）でリード情報が作成されると、自動でホットプロファイルにリード情報が登録され、手作業による手間やミスを解消し、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）とホットプロファイルでリード管理を行っているマーケティング担当者の方
- リード情報の転記作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 広告で獲得したリードへの迅速なフォローアップ体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）でリードが送信されると自動でホットプロファイルに登録されるため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記をなくすことで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「リードを登録」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Meta広告（Facebook）のトリガー設定では、リード情報を取得したい特定の広告アカウントやフォームを任意で選択することが可能です。
■注意事項
- Meta広告（Facebook）、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者
・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方
2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。
[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
管理している取引先が増えるたびに、関連資料を保管するためのフォルダを手動で作成していませんか？
こうした作業は単純ですが件数が増えると手間がかかるうえ、フォルダ名の入力ミスといった懸念もあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルに取引先を登録するだけで、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
フォルダ管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとOneDriveで取引先情報を管理している営業担当者の方
- 取引先ごとの資料管理を効率化し、手作業でのフォルダ作成をなくしたい方
- SaaS間の連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルに取引先を登録するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した会社名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるドライブと親フォルダを指定してください。
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したホットプロファイルの会社名などを設定することで、動的に命名することが可能です。
■注意事項
- ホットプロファイルとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Zoho CRMにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルとZoho CRMを併用しているものの、リード情報を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルとZoho CRMの連携を自動化でき、リードが作成されたタイミングでZoho CRMにも自動で見込み客が作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとZoho CRMの両方を利用し、リード管理を手作業で行っている方
- ホットプロファイルからZoho CRMへのデータ連携を自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、リード情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリード情報が追加されると、自動でZoho CRMへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでZoho CRMを選択し、「見込み客を作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMで見込み客を作成する際に、どの項目にどの情報を登録するかを任意で設定してください。ホットプロファイルのトリガーで取得した会社名や担当者名、メールアドレスなどの情報を、Zoho CRMの対応する項目にそれぞれ紐付けることで、正確なデータ連携が実現します
■注意事項
- ホットプロファイル、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが登録されたら、MetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得したリード情報を、広告効果測定のためにMetaコンバージョンAPIへ都度手作業で反映するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるタイムラグや入力ミスは、正確な広告効果測定の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへのリード登録をトリガーに、MetaコンバージョンAPIへコンバージョンイベントを自動で送信し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとMeta広告を併用し、手作業でのコンバージョン連携に手間を感じている方
- 広告の費用対効果をより正確に測定し、マーケティング施策を最適化したいと考えている方
- リード獲得後のデータ連携プロセスを自動化し、ヒューマンエラーのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリードが登録されると、自動でMetaコンバージョンAPIにイベントが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるイベントの送信漏れや、データの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、広告効果測定の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとMetaコンバージョンAPIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMetaコンバージョンAPIを選択し、「コンバージョンイベントを送信」のアクションを設定します。この際、トリガーで取得したリード情報を連携するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- MetaコンバージョンAPIの「コンバージョンイベントを送信」アクションでは、送信するイベントの内容を任意で設定できます。ホットプロファイルから取得したリード情報を変数として活用し、より詳細なイベントデータを送信するようカスタムしてください。
■注意事項
- ホットプロファイル、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になった後、Backlogで関連部署へのタスク発行を手作業で行っていませんか？
この連携作業は、対応漏れや情報伝達のミスを引き起こす原因となりがちであり、迅速なプロジェクト開始の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで商談が受注になったことをトリガーに、Backlogへ自動で課題が登録されるため、こうした連携業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとBacklogを併用し、受注後のタスク依頼を手作業で行っている営業担当者の方
- 営業部門から制作・開発部門への案件引き継ぎを円滑にし、抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 部門間の手作業による連携業務を自動化し、生産性の向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルの商談ステータス更新に連動してBacklogに課題が自動作成されるため、これまでタスク登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、課題の登録漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスが「受注」になった場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、ホットプロファイルの商談情報をもとに課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、「受注」ステータス以外にも、特定の営業フェーズに更新された場合にフローが起動するよう任意で設定を変更できます。
- Backlogで課題を追加する際に、登録先のプロジェクトIDや課題の件名、種別ID、優先度などを自由にカスタマイズしてください。
- 課題の詳細欄には、ホットプロファイルから取得した商談情報や顧客情報などを変数として埋め込むことで、必要な情報を自動で記載できます。
■注意事項
- ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
入力フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺の管理は、営業活動の重要な第一歩ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで顧客管理を行っており、名刺のデータ入力に手間を感じている方
- 展示会やイベントで獲得した大量の名刺情報を効率的にデータ化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を送信するだけでホットプロファイルへの登録が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取り登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「名刺送信フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に顧客データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI OCR機能で名刺情報を読み取る際、使用するAIエンジンを任意で選択することが可能です。これにより、読み取り精度を重視するか、処理速度を優先するかなど、要件に応じて最適なエンジンに設定を調整できます。
■注意事項
- ホットプロファイルとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Notionで特定のデータソースにページが作成されたら、ホットプロファイルに会社を登録する
試してみる
■概要
Notionで管理している顧客情報などを、営業支援ツールであるホットプロファイルへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Notionの特定データソースにページが作成されると、その情報を基にホットプロファイルへ自動で会社情報を登録します。ホットプロファイルのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとホットプロファイルの両方を利用し、二重入力の手間をなくしたい方
- ホットプロファイルのAPIを活用したデータ連携を、手軽に自動化したいと考えている方
- 顧客情報の登録ミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたい営業・マーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加だけで自動的にホットプロファイルへ会社情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- APIを介した自動連携により、手作業での転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションで変換機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、ホットプロファイルに登録する形式にデータを整えます。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を登録」アクションを設定し、加工したデータを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルへ会社情報を登録する際、各項目に登録する内容は柔軟にカスタマイズが可能です。Notionから取得した情報を変数として設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることができます。
■注意事項
- Notion、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
- ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
- 報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルで報告が作成されると、自動でメール通知とシートへの記録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を削減できます
- 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告内容の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「報告管理が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、報告があったことを上長などの関係者に通知します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、報告内容をスプレッドシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意で設定してください。ホットプロファイルのトリガーで取得した報告内容などの情報を、メール本文に含めることも可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください
■注意事項
- ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ホットプロファイルでの会社情報取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報検索やコピー＆ペーストの手間を削減し、必要な情報を迅速かつ正確に入手できます。
これにより、営業担当者やマーケティング担当者は、情報収集にかかる時間を短縮し、本来注力すべき戦略立案や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：取得した情報をGoogle スプレッドシートに記録できますか？
A：
はい、Google スプレッドシートのアクションを追加することで、取得した情報を記録できます。
たとえば、Microsoft Teamsへの通知アクションの配下にある＋ボタンをクリックし、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定してください。
この設定により、Microsoft Teamsで内容を確認するだけでなく、取得した会社情報をGoogle スプレッドシートに自動で蓄積し、後から参照・管理しやすい形で活用できます。
Q：Slackなど他のチャットツールでも可能ですか？
A：
はい、アクションを変更することで、Slackなどのチャットツールとも同様に連携できます。
たとえば、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを削除し、代わりにSlack、Google Chat、Chatwork、LINE公式アカウント、メールなど、通知に使用したいアプリを選択します。
そのうえで、各アプリの「メッセージを送信」「通知を送信」といった通知系のアクションを設定すれば、自動通知を行うことができます。
Q：AIの会社名抽出の精度を上げるコツは？
A：
AIのテキスト抽出の精度を上げるには、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に記載することが重要です。
たとえば「会社名」「氏名」など抽出項目を明確に指定し、「会社名と氏名が連続して記載されている場合は分けて抽出してください」といったように、判断基準を具体的に指示することで、より意図に近い結果が得られます。
