「営業リストの会社名をホットプロファイルで一件ずつ検索して情報を確認する作業、もっと効率化できないかな…」
「チャットで話題に出た企業の情報を、すぐにホットプロファイルで調べて共有したいけど、アプリを切り替えるのが面倒…」
このように、ホットプロファイルでの会社情報取得に手間や時間を取られていませんか？
もし、普段お使いのツールから直接ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できる仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間から解放され、より重要な営業戦略の立案や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはホットプロファイルの会社情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を取得する
試してみる
■概要
営業活動などでMicrosoft Teams上のやり取りで特定の企業名が挙がった際に、都度ホットプロファイルを開いて会社情報を検索し、結果を共有する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに会社名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得し、検索結果を Microsoft Teams上に返信することが可能です。手作業での情報検索の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsとホットプロファイルを活用し、会社情報の取得や共有を効率化したい方
- 手作業によるホットプロファイルでの会社情報検索に、手間や時間を取られている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できるため、手作業での検索や転記にかかる時間を削減できます
- 手作業による検索キーワードの誤入力や、検索結果のコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などのキーワードを抽出します
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードをもとに会社情報を検索します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会社情報を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容をもとに、会社名を抽出するためのプロンプトを任意で設定できます
- ホットプロファイルで会社情報を検索する際に、検索キーワードの対象となる項目など、検索条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsからホットプロファイルの会社情報を取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を自動で取得するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft Teamsとホットプロファイルのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft Teamsのトリガー設定とテキスト抽出・ホットプロファイルおよびMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を取得する
試してみる
■概要
営業活動などでMicrosoft Teams上のやり取りで特定の企業名が挙がった際に、都度ホットプロファイルを開いて会社情報を検索し、結果を共有する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに会社名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得し、検索結果を Microsoft Teams上に返信することが可能です。手作業での情報検索の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsとホットプロファイルを活用し、会社情報の取得や共有を効率化したい方
- 手作業によるホットプロファイルでの会社情報検索に、手間や時間を取られている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できるため、手作業での検索や転記にかかる時間を削減できます
- 手作業による検索キーワードの誤入力や、検索結果のコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などのキーワードを抽出します
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードをもとに会社情報を検索します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会社情報を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容をもとに、会社名を抽出するためのプロンプトを任意で設定できます
- ホットプロファイルで会社情報を検索する際に、検索キーワードの対象となる項目など、検索条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ホットプロファイルとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ連携方法は、以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を取得する
試してみる
■概要
営業活動などでMicrosoft Teams上のやり取りで特定の企業名が挙がった際に、都度ホットプロファイルを開いて会社情報を検索し、結果を共有する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに会社名などを投稿するだけで、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得し、検索結果を Microsoft Teams上に返信することが可能です。手作業での情報検索の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsとホットプロファイルを活用し、会社情報の取得や共有を効率化したい方
- 手作業によるホットプロファイルでの会社情報検索に、手間や時間を取られている方
- 営業チーム内での迅速な情報共有の仕組みを構築し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を起点に、ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できるため、手作業での検索や転記にかかる時間を削減できます
- 手作業による検索キーワードの誤入力や、検索結果のコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとホットプロファイルをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などのキーワードを抽出します
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「会社を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードをもとに会社情報を検索します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会社情報を指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください
- AI機能のテキスト抽出では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容をもとに、会社名を抽出するためのプロンプトを任意で設定できます
- ホットプロファイルで会社情報を検索する際に、検索キーワードの対象となる項目など、検索条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
それではここから設定を始めていきましょう。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
今回の連携で使用するMicrosoft Teamsのチャネルに、テスト用のメッセージを送信しておきましょう。
このメッセージがトリガーとなり、自動化フローが動作します。
今回は以下の内容で作成しました。
トリガーの起動間隔
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でMicrosoft Teamsをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はメッセージが送信されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームID
チャネルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Microsoft Teamsのチャネルに送信されたメッセージに関する情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
