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「営業リストの会社名をホットプロファイルで一件ずつ検索して情報を確認する作業、もっと効率化できないかな…」
「チャットで話題に出た企業の情報を、すぐにホットプロファイルで調べて共有したいけど、アプリを切り替えるのが面倒…」
このように、ホットプロファイルでの会社情報取得に手間や時間を取られていませんか？
もし、普段お使いのツールから直接ホットプロファイルの会社情報を自動で取得できる仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間から解放され、より重要な営業戦略の立案や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはホットプロファイルの会社情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに送信されたキーワードをもとにホットプロファイルの会社情報を自動で取得するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ連携方法は、以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それではここから設定を始めていきましょう。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
今回の連携で使用するMicrosoft Teamsのチャネルに、テスト用のメッセージを送信しておきましょう。
このメッセージがトリガーとなり、自動化フローが動作します。
今回は以下の内容で作成しました。
トリガーの起動間隔
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でMicrosoft Teamsをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はメッセージが送信されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チームID
チャネルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Microsoft Teamsのチャネルに送信されたメッセージに関する情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、トリガーのステップでMicrosoft Teamsから取得した値を利用して、後続のステップで必要なテキストを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
対象のテキスト
Microsoft Teamsのトリガーイベントで取得したメッセージ内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでMicrosoft Teamsから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はこの後のステップで、ホットプロファイルから会社を検索するため、デフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値を利用し、この後のステップでホットプロファイルで会社情報の検索ができます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでテキスト抽出した値を利用して、ホットプロファイルで会社情報を検索しましょう。
「会社を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
ホットプロファイルと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
検索項目
プルダウンから該当の項目を選択してください。
値
入力欄をクリックすると、前のステップでテキスト抽出した値が表示されるので、検索項目に対応する内容を選択して入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で会社情報が検索されるか確認しましょう。
テストに成功すると、ホットプロファイルで検索された会社に関する情報が表示されます。
以下の取得した値を活用して、この後のステップでMicrosoft Teamsからメッセージの送信が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップでテキスト抽出した値を利用して、Microsoft Teamsでメッセージを送信しましょう。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チームID
チャネルID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目をそれぞれ選択しましょう。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでホットプロファイルから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージがMicrosoft Teamsで通知されてしまうので注意が必要です。
なお、Microsoft Teamsではメッセージにメンションを設定することも可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
Microsoft Teamsを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Microsoft Teamsにメッセージが送信されたタイミングで、メッセージ内容をもとにホットプロファイルから会社情報が自動で取得され、その結果がMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
実際にMicrosoft Teamsへメッセージを送信し、ホットプロファイルの会社情報がMicrosoft Teamsに届くかを確認してみましょう。
新規リードの登録をトリガーに、他システムへの二重登録や広告のコンバージョン計測、ストレージでのフォルダ作成までを自動化。
さらに、商談受注時のタスク作成や、Web会議の要約内容を自動で日報へ登録する仕組みも構築可能です。
入力の手間や漏れをなくし、顧客と向き合う本来の営業活動に集中できる環境を整えましょう。
ホットプロファイルでの会社情報取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報検索やコピー＆ペーストの手間を削減し、必要な情報を迅速かつ正確に入手できます。
これにより、営業担当者やマーケティング担当者は、情報収集にかかる時間を短縮し、本来注力すべき戦略立案や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：取得した情報をGoogle スプレッドシートに記録できますか？
A：
はい、Google スプレッドシートのアクションを追加することで、取得した情報を記録できます。
たとえば、Microsoft Teamsへの通知アクションの配下にある＋ボタンをクリックし、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定してください。
この設定により、Microsoft Teamsで内容を確認するだけでなく、取得した会社情報をGoogle スプレッドシートに自動で蓄積し、後から参照・管理しやすい形で活用できます。
Q：Slackなど他のチャットツールでも可能ですか？
A：
はい、アクションを変更することで、Slackなどのチャットツールとも同様に連携できます。
たとえば、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを削除し、代わりにSlack、Google Chat、Chatwork、LINE公式アカウント、メールなど、通知に使用したいアプリを選択します。
そのうえで、各アプリの「メッセージを送信」「通知を送信」といった通知系のアクションを設定すれば、自動通知を行うことができます。
Q：AIの会社名抽出の精度を上げるコツは？
A：
AIのテキスト抽出の精度を上げるには、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に記載することが重要です。
たとえば「会社名」「氏名」など抽出項目を明確に指定し、「会社名と氏名が連続して記載されている場合は分けて抽出してください」といったように、判断基準を具体的に指示することで、より意図に近い結果が得られます。
