Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
試してみる
「毎日たくさんの問い合わせがフォームに届くけど、一件一件確認して返信するのに時間がかかりすぎる…」
このように、フォームからの問い合わせ対応に追われ、貴重な時間と労力を奪われていると感じていませんか？特に、担当者が少ない場合や、問い合わせ件数が多い場合には、対応が遅れてしまうことも少なくないのではないでしょうか。
もし、フォームに寄せられた問い合わせ内容をAIが自動で解析して、適切な対応案をすぐに生成して担当者に知らせる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より迅速かつ的確な顧客対応を実現しつつ、担当者はより創造的な業務や複雑な問題解決に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからない ので、ぜひこの機会に問い合わせ対応の自動化を実現し、業務効率を飛躍的に向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで受け付けた問い合わせ対応をAIで支援する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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Googleフォームの問い合わせ対応を自動化する方法
日々Googleフォームに寄せられる様々な問い合わせへの対応を自動化し、業務効率を格段に向上させる具体的な方法を、Yoomのテンプレートを活用してご紹介します。これらの自動化フローを導入することで、手作業による負担を軽減し、より迅速で質の高い顧客対応を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携して問い合わせに自動で対応する
Googleフォームなどのフォームサービスで受け付けた問い合わせに対し、AIが適切な対応サンプルを自動で生成し、Gmailなどのメールツールへ通知する ことで、担当者は問い合わせ内容と対応案をすぐに確認でき、迅速な一次対応や返信作業の効率化が図れるため、顧客満足度の向上にも貢献します。
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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チャットツールと連携して問い合わせに迅速に対応する
Googleフォームなどのフォームサービスに寄せられた問い合わせ情報を、AIが生成した対応サンプルと共にSlackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知する ことで、チーム内での情報共有が円滑になり、担当者の割り当てや対応方針の決定が迅速に行えるため、対応漏れを防ぎ、スピーディーな問題解決を実現します。
フォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してSlackで通知する
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データベースに問い合わせ内容とAIによる対応案を記録する
JotformやGoogleフォームなどのフォームサービスから送信された問い合わせ内容と、それに対してAIが生成した対応サンプルを、Googleスプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で追加・記録する ことで、問い合わせ履歴の一元管理が可能になり、過去の対応事例の参照や分析が容易になるため、FAQの充実や対応品質の継続的な改善に繋がります。
Jotformにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
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Googleフォームからの問い合わせにAIが対応案を生成しGmailで通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新たな問い合わせが送信された際に、その内容に基づいてAIが対応のサンプル文面を自動で作成し、指定されたGmailアドレスへ通知する、という一連の業務フローを自動化する方法を具体的に解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定とAIによるテキスト生成の設定、Gmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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ステップ1：GoogleフォームとGmailをマイアプリ連携 それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定 最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
今回はこのようなフォームを用意しました！
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。プラン 「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。 入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット （取得した値）が表示されます。
こちら k
追加したい情報が記載された横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
最後に「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：テキストを生成する設定 以下の赤枠をクリックしてください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
「タイトル」→テキストを生成する
「アクション」→プルダウンから選択
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
ステップ4：Gmailに通知する設定
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。タイトルは任意で編集し、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
To ：通知先となるメールアドレスを設定
CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
差出人の名前 ：差出人の名前を設定
件名 ：通知されるメールの件名を任意で設定
「本文」の設定では、アウトプットと任意の文章を組み合わせて、自由に入力しましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
以上で【Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
AI機能を使ったその他の自動化例 AI機能を活用することで、問い合わせ対応や情報処理の効率化など、さまざまな業務を自動化できます。
AI機能を使った自動化例 Googleフォームに届いた問い合わせ内容に対し、ChatGPTやGeminiなどのAIが適切な返信文を自動生成し、GmailやMicrosoft Teamsなどを通じて即座に対応することができます。さらに、SlackやMicrosoft Teamsに投稿された問い合わせを自動で解析し、HubSpotでチケット化したり、NotionにQ&A形式で蓄積したりすることも可能です。
Microsoft Teamsで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Microsoft Teamsに更新する
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Slackの「問い合わせ」チャンネルに投稿されたら、HubSpotのチケットを自動作成する
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フォームで受け取った問い合わせ内容を翻訳し、回答文を作成してNotionに追加する
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問い合わせフォームの内容をPerplexityで自動回答し、NotionにQ&A履歴を蓄積する
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問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
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まとめ この記事では、「Googleフォームからの問い合わせにAIで自動対応する方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したGoogleフォーム連携以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。 フォームでの受付、メールやチャットツールでの通知、データベースへの記録など、業務にあわせて柔軟に組み合わせることができるのが魅力です。
「問い合わせ対応にかかる時間を減らしたい」「AIで効率的に初動を進めたい」「対応履歴を一元管理したい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。初期設定も簡単で、すぐに始められますよ！
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