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「毎日たくさんの問い合わせがフォームに届くけど、一件一件確認して返信するのに時間がかかりすぎる…」
「似たような問い合わせも多いのに、毎回文面を考えるのが大変で、他の業務が進まない…」
このように、フォームからの問い合わせ対応に追われ、貴重な時間と労力を奪われていると感じていませんか？特に、担当者が少ない場合や、問い合わせ件数が多い場合には、対応が遅れてしまうことも少なくないのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">フォームに寄せられた問い合わせ内容をAIが自動で解析して、適切な対応案をすぐに生成して担当者に知らせる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より迅速かつ的確な顧客対応を実現しつつ、担当者はより創造的な業務や複雑な問題解決に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に問い合わせ対応の自動化を実現し、業務効率を飛躍的に向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた問い合わせ対応をAIで支援する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々Googleフォームに寄せられる様々な問い合わせへの対応を自動化し、業務効率を格段に向上させる具体的な方法を、Yoomのテンプレートを活用してご紹介します。これらの自動化フローを導入することで、手作業による負担を軽減し、より迅速で質の高い顧客対応を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスで受け付けた問い合わせに対し、AIが適切な対応サンプルを自動で生成し、Gmailなどのメールツールへ通知する</span>ことで、担当者は問い合わせ内容と対応案をすぐに確認でき、迅速な一次対応や返信作業の効率化が図れるため、顧客満足度の向上にも貢献します。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスに寄せられた問い合わせ情報を、AIが生成した対応サンプルと共にSlackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知する</span>ことで、チーム内での情報共有が円滑になり、担当者の割り当てや対応方針の決定が迅速に行えるため、対応漏れを防ぎ、スピーディーな問題解決を実現します。
<span class="mark-yellow">JotformやGoogleフォームなどのフォームサービスから送信された問い合わせ内容と、それに対してAIが生成した対応サンプルを、Googleスプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で追加・記録する</span>ことで、問い合わせ履歴の一元管理が可能になり、過去の対応事例の参照や分析が容易になるため、FAQの充実や対応品質の継続的な改善に繋がります。
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新たな問い合わせが送信された際に、その内容に基づいてAIが対応のサンプル文面を自動で作成し、指定されたGmailアドレスへ通知する、という一連の業務フローを自動化する方法を具体的に解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に各アプリのアイコンを確認できたら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて修正します。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
しかし、下図では「氏名」や「メールアドレス」などの項目横に取得した値が表示されていません。そのため、JSONPATHを使って取得する必要があります。
まずは、「取得する値を追加」をクリックします。
こちらk
追加したい情報が記載された横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
「追加」をクリックして完了です。
最後に「保存する」をクリックして次に進みましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、取得した値に表示されたら、確認をしましょう！
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。タイトルは任意で編集し、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
「本文」の設定では、アウトプットと任意の文章を組み合わせて、自由に入力しましょう。
※以下の画像はGoogleフォームの回答者宛てのメール内容ではありません。回答者にGmailを送る場合は、アウトプットを引用して設定してくださいね。
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
以上で【Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
AI機能を活用することで、問い合わせ対応や情報処理の効率化など、さまざまな業務を自動化できます。
Googleフォームに届いた問い合わせ内容に対し、ChatGPTやGeminiなどのAIが適切な返信文を自動生成し、GmailやMicrosoft Teamsなどを通じて即座に対応することができます。さらに、SlackやMicrosoft Teamsに投稿された問い合わせを自動で解析し、HubSpotでチケット化したり、NotionにQ&A形式で蓄積したりすることも可能です。
この記事では、「Googleフォームからの問い合わせにAIで自動対応する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Googleフォームを起点とした問い合わせ対応の自動化は、初動対応のスピードアップだけでなく、返信内容の標準化や対応漏れの防止といった観点でも大きな効果を発揮します。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したGoogleフォーム連携以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>フォームでの受付、メールやチャットツールでの通知、データベースへの記録など、業務にあわせて柔軟に組み合わせることができるのが魅力です。
「問い合わせ対応にかかる時間を減らしたい」「AIで効率的に初動を進めたい」「対応履歴を一元管理したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。初期設定も簡単で、すぐに始められますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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