Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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■概要
Googleフォームからのお問い合わせ対応は、迅速かつ丁寧な対応が求められるものの、都度返信内容を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、お問い合わせ内容に応じて適切な回答を考える作業は、時間と労力を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で対応サンプル文案を生成し、Gmailで通知するため、お問い合わせ対応の初動を効率化し、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている方 AIを活用し、お問い合わせ対応のサンプル文の作成を自動化したいと考えている方 手作業による返信準備での時間的ロスや、対応品質のばらつきを抑えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
お問い合わせ受信後のサンプル文の作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応を実現できます。 AIが生成したサンプルを元に対応することで、返信内容の検討時間を減らし、担当者による対応の質を均一化しやすくなります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容に基づいた対応サンプルを生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した対応サンプルを指定のメールアドレスに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のフォームを指定できます。 AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、お問い合わせ内容に応じて最適な対応サンプルを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として設定することが可能です。 Gmailの「メールを送る」オペレーションの設定では、通知メールの件名やメッセージ内容に、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容といった前段階で取得した情報を変数として利用でき、固定の文言も設定可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
「毎日たくさんの問い合わせがフォームに届くけど、一件一件確認して返信するのに時間がかかりすぎる…」
このように、フォームからの問い合わせ対応に追われ、貴重な時間と労力を奪われていると感じていませんか？特に、担当者が少ない場合や、問い合わせ件数が多い場合には、対応が遅れてしまうことも少なくないのではないでしょうか。
もし、フォームに寄せられた問い合わせ内容をAIが自動で解析して、適切な対応案をすぐに生成して担当者に知らせる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より迅速かつ的確な顧客対応を実現しつつ、担当者はより創造的な業務や複雑な問題解決に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからない ので、ぜひこの機会に問い合わせ対応の自動化を実現し、業務効率を飛躍的に向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで受け付けた問い合わせ対応をAIで支援する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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■概要
Googleフォームからのお問い合わせ対応は、迅速かつ丁寧な対応が求められるものの、都度返信内容を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、お問い合わせ内容に応じて適切な回答を考える作業は、時間と労力を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で対応サンプル文案を生成し、Gmailで通知するため、お問い合わせ対応の初動を効率化し、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている方 AIを活用し、お問い合わせ対応のサンプル文の作成を自動化したいと考えている方 手作業による返信準備での時間的ロスや、対応品質のばらつきを抑えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
お問い合わせ受信後のサンプル文の作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応を実現できます。 AIが生成したサンプルを元に対応することで、返信内容の検討時間を減らし、担当者による対応の質を均一化しやすくなります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容に基づいた対応サンプルを生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した対応サンプルを指定のメールアドレスに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のフォームを指定できます。 AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、お問い合わせ内容に応じて最適な対応サンプルを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として設定することが可能です。 Gmailの「メールを送る」オペレーションの設定では、通知メールの件名やメッセージ内容に、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容といった前段階で取得した情報を変数として利用でき、固定の文言も設定可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
Googleフォームの問い合わせ対応を自動化する方法
日々Googleフォームに寄せられる様々な問い合わせへの対応を自動化し、業務効率を格段に向上させる具体的な方法を、Yoomのテンプレートを活用してご紹介します。これらの自動化フローを導入することで、手作業による負担を軽減し、より迅速で質の高い顧客対応を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールと連携して問い合わせに自動で対応する
Googleフォームなどのフォームサービスで受け付けた問い合わせに対し、AIが適切な対応サンプルを自動で生成し、Gmailなどのメールツールへ通知する ことで、担当者は問い合わせ内容と対応案をすぐに確認でき、迅速な一次対応や返信作業の効率化が図れるため、顧客満足度の向上にも貢献します。
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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■概要
Googleフォームからのお問い合わせ対応は、迅速かつ丁寧な対応が求められるものの、都度返信内容を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、お問い合わせ内容に応じて適切な回答を考える作業は、時間と労力を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で対応サンプル文案を生成し、Gmailで通知するため、お問い合わせ対応の初動を効率化し、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている方 AIを活用し、お問い合わせ対応のサンプル文の作成を自動化したいと考えている方 手作業による返信準備での時間的ロスや、対応品質のばらつきを抑えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
お問い合わせ受信後のサンプル文の作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応を実現できます。 AIが生成したサンプルを元に対応することで、返信内容の検討時間を減らし、担当者による対応の質を均一化しやすくなります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容に基づいた対応サンプルを生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した対応サンプルを指定のメールアドレスに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のフォームを指定できます。 AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、お問い合わせ内容に応じて最適な対応サンプルを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として設定することが可能です。 Gmailの「メールを送る」オペレーションの設定では、通知メールの件名やメッセージ内容に、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容といった前段階で取得した情報を変数として利用でき、固定の文言も設定可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
チャットツールと連携して問い合わせに迅速に対応する
Googleフォームなどのフォームサービスに寄せられた問い合わせ情報を、AIが生成した対応サンプルと共にSlackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知する ことで、チーム内での情報共有が円滑になり、担当者の割り当てや対応方針の決定が迅速に行えるため、対応漏れを防ぎ、スピーディーな問題解決を実現します。
フォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してSlackで通知する
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■概要
お問い合わせフォームからの連絡はビジネスチャンスですが、迅速かつ適切な初期対応には手間がかかることもあります。特に、一件一件内容を確認し、返信文を作成する作業は、担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの問い合わせ内容をもとにAIが対応サンプルを自動生成し、Slackへ即座に通知するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの問い合わせ対応に多くの時間を割いている担当者の方 AIを活用して問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている方 Slackを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチーム ■このテンプレートを使うメリット
フォームの問い合わせ内容を基にAIが対応サンプルを自動生成し、Slackに通知するため、手作業での対応準備にかかる時間を短縮できます。 問い合わせ対応の初動を自動化することで、対応漏れの防止や、担当者による対応品質のばらつきを抑えることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、問い合わせ内容を取得するフォームを作成します。 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報に基づいて対応サンプルの文面を作成するよう指示します。 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された対応サンプルを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、収集したい情報に合わせて、質問項目や選択肢などを任意で設定してください。 AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのような対応サンプルを生成させたいかに応じて、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。フォームで取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文も、固定のテキストだけでなく、AIが生成したサンプルやフォームの入力内容を変数として含めるなど、柔軟に編集できます。 ■注意事項
データベースに問い合わせ内容とAIによる対応案を記録する
JotformやGoogleフォームなどのフォームサービスから送信された問い合わせ内容と、それに対してAIが生成した対応サンプルを、Googleスプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で追加・記録する ことで、問い合わせ履歴の一元管理が可能になり、過去の対応事例の参照や分析が容易になるため、FAQの充実や対応品質の継続的な改善に繋がります。
Jotformにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
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■概要
Jotformから新しいお問い合わせがあった際、その都度返信内容を考えたり、Google スプレッドシートに手作業で情報を転記したりするのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Jotformにフォームが送信されると、AI機能が問い合わせ内容に応じた対応サンプルを自動で生成し、その内容と合わせてGoogle スプレッドシートにレコードを自動で追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで受け付けた問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている担当者の方 AIを活用して、顧客からの問い合わせに対する返信作成の時間を短縮したい方 Jotformの回答内容をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformへのフォーム送信をトリガーに、AIによる対応サンプル生成とGoogle スプレッドシートへの記録が自動化され、手作業にかかる時間を削減します。 手作業による情報転記や対応内容作成時の入力間違い、記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、JotformとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したフォーム情報に基づいて対応サンプルを生成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォーム情報とAIが生成したテキストを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Jotformのトリガー設定では、連携するフォームを任意で指定してください。 AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階のオペレーションで取得した情報を変数として設定することが可能です。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを追加する任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムすることが可能です。 ■注意事項
Jotform、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 JotformのWebhook設定方法はこちら をご参照ください。
Googleフォームからの問い合わせにAIが対応案を生成しGmailで通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新たな問い合わせが送信された際に、その内容に基づいてAIが対応のサンプル文面を自動で作成し、指定されたGmailアドレスへ通知する、という一連の業務フローを自動化する方法を具体的に解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定とAIによるテキスト生成の設定、Gmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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■概要
Googleフォームからのお問い合わせ対応は、迅速かつ丁寧な対応が求められるものの、都度返信内容を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、お問い合わせ内容に応じて適切な回答を考える作業は、時間と労力を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で対応サンプル文案を生成し、Gmailで通知するため、お問い合わせ対応の初動を効率化し、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている方 AIを活用し、お問い合わせ対応のサンプル文の作成を自動化したいと考えている方 手作業による返信準備での時間的ロスや、対応品質のばらつきを抑えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
お問い合わせ受信後のサンプル文の作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応を実現できます。 AIが生成したサンプルを元に対応することで、返信内容の検討時間を減らし、担当者による対応の質を均一化しやすくなります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容に基づいた対応サンプルを生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した対応サンプルを指定のメールアドレスに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のフォームを指定できます。 AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、お問い合わせ内容に応じて最適な対応サンプルを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として設定することが可能です。 Gmailの「メールを送る」オペレーションの設定では、通知メールの件名やメッセージ内容に、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容といった前段階で取得した情報を変数として利用でき、固定の文言も設定可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
ステップ1：GoogleフォームとGmailをマイアプリ連携 それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームの登録は完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する
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■概要
Googleフォームからのお問い合わせ対応は、迅速かつ丁寧な対応が求められるものの、都度返信内容を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、お問い合わせ内容に応じて適切な回答を考える作業は、時間と労力を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で対応サンプル文案を生成し、Gmailで通知するため、お問い合わせ対応の初動を効率化し、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている方 AIを活用し、お問い合わせ対応のサンプル文の作成を自動化したいと考えている方 手作業による返信準備での時間的ロスや、対応品質のばらつきを抑えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
お問い合わせ受信後のサンプル文の作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応を実現できます。 AIが生成したサンプルを元に対応することで、返信内容の検討時間を減らし、担当者による対応の質を均一化しやすくなります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容に基づいた対応サンプルを生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した対応サンプルを指定のメールアドレスに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のフォームを指定できます。 AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、お問い合わせ内容に応じて最適な対応サンプルを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として設定することが可能です。 Gmailの「メールを送る」オペレーションの設定では、通知メールの件名やメッセージ内容に、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容といった前段階で取得した情報を変数として利用でき、固定の文言も設定可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。 ■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定 最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
今回はこのようなフォームを用意しました！
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。プラン 「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。 入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット （取得した値）が表示されます。
こちら k
追加したい情報が記載された横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
最後に「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：テキストを生成する設定 以下の赤枠をクリックしてください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
「タイトル」→テキストを生成する
「アクション」→プルダウンから選択
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
ステップ4：Gmailに通知する設定
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。タイトルは任意で編集し、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
To ：通知先となるメールアドレスを設定
CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
差出人の名前 ：差出人の名前を設定
件名 ：通知されるメールの件名を任意で設定
「本文」の設定では、アウトプットと任意の文章を組み合わせて、自由に入力しましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
以上で【Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
AI機能を使ったその他の自動化例 AI機能を活用することで、問い合わせ対応や情報処理の効率化など、さまざまな業務を自動化できます。
AI機能を使った自動化例 Googleフォームに届いた問い合わせ内容に対し、ChatGPTやGeminiなどのAIが適切な返信文を自動生成し、GmailやMicrosoft Teamsなどを通じて即座に対応することができます。さらに、SlackやMicrosoft Teamsに投稿された問い合わせを自動で解析し、HubSpotでチケット化したり、NotionにQ&A形式で蓄積したりすることも可能です。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
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■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方 Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。 ■注意事項
ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Slackの「問い合わせ」チャンネルに投稿されたら、HubSpotのチケットを自動作成する
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■概要
Slackの問い合わせチャンネルを常に監視し、HubSpotに手作業でチケットを作成する業務に手間を感じていませんか。この作業は重要な一方で、対応漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、HubSpotのチケットを自動で作成できます。これにより、カスタマーサポート業務の効率化と対応品質の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受けた問い合わせを、手作業でHubSpotに転記しているカスタマーサポート担当の方 問い合わせ対応の初動を迅速化し、対応漏れなどのミスを防ぎたいと考えているチームリーダーの方 SlackとHubSpotを連携させ、定型的なチケット作成業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへの投稿からHubSpotのチケット作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した業務運用に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、Slackの投稿内容を引用してチケットを作成するよう設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、チケットが作成されたことを任意のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、フローを起動させたい特定のチャンネルIDを指定できます。また、「問い合わせ」といった特定のキーワードを含む投稿のみを検知するよう設定することも可能です。 Slackで通知メッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDや、作成されたチケット情報を含むメッセージ本文などを任意で設定できます。 ■注意事項
Slack、HubSpotとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせフォームの内容をPerplexityで自動回答し、NotionにQ&A履歴を蓄積する
試してみる
■概要
問い合わせフォームへの対応は、迅速さが求められる一方で、一件ずつ内容を確認し回答を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、対応履歴が個人のメールボックスなどに散在し、ナレッジとして蓄積できていないケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームから受け付けた問い合わせ内容に対し、Perplexityが回答を自動で生成し、そのやり取りをNotionにQ&A履歴として蓄積するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
問い合わせフォームへの回答作成に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方 PerplexityとNotionを活用し、Q&A対応の効率化とナレッジの蓄積を自動化したい方 生成AIの具体的な活用方法を模索しており、まずは定型業務から自動化を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームからの問い合わせに対しPerplexityが回答案を自動生成するため、担当者が回答を作成する時間を短縮することができます。 問い合わせ内容とAIによる回答が自動でNotionに保存されるため、Q&Aナレッジの蓄積と管理を効率化できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとPerplexityをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「問い合わせフォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームで受け取った問い合わせ内容を元に回答を生成します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、問い合わせ内容とPerplexityが生成した回答を指定のデータベースに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
NotionでQ&A履歴を蓄積したいデータベースのIDを任意で設定してください。 Perplexityで回答を生成する際のプロンプトは、自社の回答ポリシーやトーン＆マナーに合わせて任意の内容に設定してください。
フォームで受け取った問い合わせ内容を翻訳し、回答文を作成してNotionに追加する
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■概要
グローバルな事業展開において、外国語での問い合わせ対応は不可欠です。
■このテンプレートをおすすめする方
海外からの問い合わせに手作業で翻訳・回答作成を行っているカスタマーサポート担当者の方 問い合わせ管理にNotionを利用しており、入力の手間を削減したいと考えているチームの方 AIを活用して、多言語でのコミュニケーション業務全体の効率化を図りたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
問い合わせ内容の翻訳から回答文の生成、Notionへの追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での翻訳ミスや、Notionへの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionをYoomと連携する 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、翻訳したいテキストと翻訳先の言語を指定する オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを追加し、翻訳された内容を元に回答文を作成するようプロンプトを記述する 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストを指定のデータベースに追加する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーは問い合わせを受け付けられるように質問項目を自由に設定してください。 AIによる翻訳機能では、翻訳対象とする項目や、翻訳先の言語（例：日本語から英語）を任意で選択できます。 AIのテキスト生成機能では、前のステップで取得した値を用いてプロンプトを自由に作成でき、問い合わせ内容に応じた回答文を生成させることが可能です。 Notionへのレコード追加では、対象のデータベースを任意で設定し、取得した翻訳結果や生成テキストなどの変数を各項目に自由に埋め込むことができます ■注意事項
Microsoft Teamsで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Microsoft Teamsに更新する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応や情報共有に追われ、投稿内容の確認や適切な回答の作成に手間がかかっていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、回答の質にばらつきが出てしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをGeminiが自動で解析し、生成した回答をチャネルに投稿するため、こうしたコミュニケーションに関する課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応を効率化し、返信までの時間を短縮したいと考えている方 社内の特定チャネルでの議論や情報をGeminiで要約し、ナレッジとして活用したいチームリーダーの方 生成AIを業務に組み込み、手作業での情報収集や回答作成の手間を省きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの投稿をトリガーにGeminiが自動で回答を生成・投稿するため、問い合わせ対応にかかる時間を短縮することができます。 AIによる自動応答を取り入れることで、担当者による回答内容のばらつきを防ぎ、業務品質の標準化と属人化の解消に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとGeminiをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションで、トリガーで取得したメッセージ内容を解析するように設定します。 最後に、再度オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、Geminiが生成した回答を投稿するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガーでは、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、起動間隔を任意で指定してください。 Geminiのオペレーションでは、使用するモデルのほか、指示内容であるプロンプトやシステムプロンプトを自由に設定できます。 Microsoft Teamsへのメッセージ送信オペレーションでは、回答を投稿するチームIDやチャネルID、メッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、GeminiそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ この記事では、「Googleフォームからの問い合わせにAIで自動対応する方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したGoogleフォーム連携以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。 フォームでの受付、メールやチャットツールでの通知、データベースへの記録など、業務にあわせて柔軟に組み合わせることができるのが魅力です。
「問い合わせ対応にかかる時間を減らしたい」「AIで効率的に初動を進めたい」「対応履歴を一元管理したい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。初期設定も簡単で、すぐに始められますよ！
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