Googleフォームにお問い合わせがあったら、対応サンプルをAIで自動生成してGmailで通知する

■概要

Googleフォームからのお問い合わせ対応は、迅速かつ丁寧な対応が求められるものの、都度返信内容を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、お問い合わせ内容に応じて適切な回答を考える作業は、時間と労力を要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で対応サンプル文案を生成し、Gmailで通知するため、お問い合わせ対応の初動を効率化し、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの初期対応を効率化したいと考えている方
• AIを活用し、お問い合わせ対応のサンプル文の作成を自動化したいと考えている方
• 手作業による返信準備での時間的ロスや、対応品質のばらつきを抑えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• お問い合わせ受信後のサンプル文の作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な顧客対応を実現できます。
• AIが生成したサンプルを元に対応することで、返信内容の検討時間を減らし、担当者による対応の質を均一化しやすくなります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容に基づいた対応サンプルを生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した対応サンプルを指定のメールアドレスに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のフォームを指定できます。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、お問い合わせ内容に応じて最適な対応サンプルを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階のGoogleフォームで取得した情報を変数として設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションの設定では、通知メールの件名やメッセージ内容に、AIが生成したテキストやGoogleフォームの回答内容といった前段階で取得した情報を変数として利用でき、固定の文言も設定可能です。また、通知先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133