CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する

■概要

CRMツールであるCloseで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookを使って手作業で行っていませんか。タスクの都度メールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅れにも繋がりかねません。このワークフローは、CloseとOutlookを連携させ、タスク作成をトリガーに自動でメール通知を行うことで、こうした課題を解決し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Closeで管理しているタスクを、Outlookを利用してチームに共有している営業担当者の方
• 手作業での情報共有によるタイムラグや、通知漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
• CloseとOutlook間の連携を自動化し、タスク管理業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Closeでタスクが作成されると、指定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます
• 手動でのメール送信に伴う、宛先の設定ミスや情報共有の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloseとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、件名や本文、送信先などを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
• メールの件名や本文には、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったCloseのタスク情報（タスク名、担当者、期日など）を変数として埋め込み、動的な内容の通知を作成できます

■注意事項‍

• Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。