■概要
顧客管理ツール「Close」でタスクが完了するたびに、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？
タスク完了の共有は重要ですが、都度メールを作成・送信するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Closeでのタスク完了をきっかけに、Outlookから自動で通知メールを送信するため、こうした連携の手間を解消し、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CloseとOutlookを併用しており、タスク完了報告を自動化したいと考えている方
- 手作業でのメール連絡に時間を取られ、コア業務に集中できていない営業担当者の方
- チーム内のタスク進捗の共有漏れを防ぎ、業務の透明性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeでタスクを完了するだけでOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで通知のために費やしていた作業時間を短縮できます
- 手動での連絡作業が不要になることで、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「タスクが完了したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、完了したタスクの内容を関係者へ通知するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を特定の担当者や関係部署のメールアドレスに任意で設定できます
- 送信するメールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーとなったCloseのタスク情報（タスク名、担当者、期日など）を変数として埋め込み、内容を動的にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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