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「Confluenceで作成した議事録の内容を、boardの案件情報にも記録したい！」
「プロジェクトの進捗をConfluenceでまとめた後、関連する顧客情報をboardに登録するのは二度手間…」
Confluenceとboard間の手作業による情報連携に、このような非効率さや限界を感じていませんか？
そんな時、<span class="mark-yellow">Confluenceで作成されたページの内容を自動で解析して、boardの顧客情報や案件情報として登録する仕組み</span>があれば、こうした悩みも解決できます！入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも防げて、より価値の高いコア業務に集中するための時間も生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても実現できて、どなたでも簡単に導入することが可能です。
ぜひこの機会に面倒な手作業をなくして、業務をもっとスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Confluenceとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。以下のバナーから、業務自動化を今すぐ導入できますよ！
ConfluenceとboardのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報入力を自動化できます。
ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！
Confluenceで作成した顧客との打ち合わせ議事録などから、顧客名や連絡先といった情報を自動で抽出し、boardに新しい顧客として登録します。
<span class="mark-yellow">議事録作成後の顧客登録作業が不要になり、手作業による入力ミスや登録漏れが排除される</span>ことで、迅速かつ正確な顧客管理を実現できますよ。
新規プロジェクトの計画ページやキックオフミーティングの議事録を作成した際に、その内容から案件名や担当者、概要などを抽出して新規案件として登録することも可能です。
<span class="mark-yellow">ドキュメント作成から案件登録までをシームレスに繋げる</span>ことで、スピーディーに案件を立ち上げられるようになるでしょう。
ここからは、Confluenceとboardを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
●今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／board
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Confluenceでページが作成されたら、boardに顧客を登録する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
① Confluenceのマイアプリ登録
登録方法は以下のナビをご参照ください。
マイアプリ画面にConfluenceが追加されたら、次のアプリの登録に進みましょう！
② boardのマイアプリ登録
ヘルプページ：boardのマイアプリ登録方法
マイアプリ画面にboardも追加されていれば、このフローで使用するアプリの登録は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
トリガーアクションでは作成されたページの内容は取得できていないため、次のアクションでページ内容を含む詳細情報を取得していきましょう。
取得したページ情報から、顧客登録に使用するテキストを抽出していきます。
参考：「テキストからデータを抽出する」の設定方法
それでは、抽出したテキストを用いてboardに顧客を登録しましょう。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Confluenceで顧客情報を含むページを作成し、その情報を基にした顧客がboardに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はConfluenceからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
boardで新しい案件が登録されたタイミングで、その案件情報を元にした議事録用のテンプレートページやプロジェクト概要ページをConfluenceに自動で作成。
<span class="mark-yellow">案件登録後のドキュメント作成の手間を削減し、情報の属人化を防ぎます。</span>
顧客作成時にも、その情報をConfluenceのページに記録できます。
<span class="mark-yellow">ページ作成にかかるコストを減らし、最新の顧客情報を素早くチーム内で共有できるドキュメント基盤を構築</span>しましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、ConfluenceやboardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Confluenceと他のツールを連携させることで、情報整理や進捗管理がより効率的になりますよ。
例えば、Trelloのカードが特定のリストに移動されると、Confluenceに自動的にページを作成することができます。
さらに、GitHubでIssueが作成された際に、Confluenceにページが作成されるため、開発と管理が一元化され、情報の更新漏れや重複を防ぐことが可能です。
請求リストの取得からメールの送信、対応依頼までの一連の業務を自動化することで、業務の負担を軽減できます。
また、指定のスケジュールに基づいてboardで請求リストを取得し、Notionにページを作成してから担当者に通知、メール送信まで自動で行うことが可能です。
このような自動化により、ヒューマンエラーを防ぎ、効率的な業務フローを実現できるでしょう。
Confluenceとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Confluenceのページ内容をboardに転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきプロジェクト管理や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のラベルがついたページだけを連携対象にできますか？
A：特定の条件に一致するページだけを顧客登録の対象とする場合は、ミニプラン以上で利用可能な「分岐」オペレーションを追加してください。
条件の設定では、「ページを取得」などで取得できる各項目（ラベル、ページ本文、スペースIDなど）が使用できます。
参考：「分岐」の設定方法
Q：Confluenceのページを「更新」した際にも連携できますか？
A：作成用のフローだけ稼働させている場合、Confluenceのページが更新されても顧客が自動で更新されることはありません。
Confluenceのトリガーアクション「ページが作成または更新されたら」と、boardの「顧客の更新」などを組み合わせることで、更新用のフローを作成できます。
Q：連携が失敗した場合（必須項目が抽出できない等）はどうなりますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
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