boardで案件が登録されたら、Confluenceでページを作成する

■概要

クラウド型案件管理ツール「board」で案件を管理しつつ、情報共有のためにConfluenceで関連ドキュメントを作成しているものの、それぞれのツールへの入力が手間だと感じていませんか。手作業でのページ作成は、抜け漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、Confluenceに自動でページが作成されるため、Confluenceとboardを連携させたスムーズな情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardで管理している案件情報を、Confluenceへ手作業で転記している方
• Confluenceとboardを連携させ、案件ごとの情報共有を効率化したい方
• 手作業によるドキュメント作成の漏れや遅延を防ぎ、業務の標準化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの案件登録をきっかけに、Confluenceのページが自動で作成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるページの作成漏れや、案件情報の入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで連携された案件の詳しい情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得した案件情報をもとにページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceでページを作成するアクションでは、ページを作成したい任意のスペースIDを設定してください。
• ページのタイトルや本文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したboardの案件名や担当者名などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• board、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。