Googleカレンダーで予定が作成されたら、Bitrix24のContactをUpdateする

■概要

Bitrix24とGoogleカレンダーを併用して顧客管理やスケジュール調整を行っているものの、情報の同期を手作業で行うことに手間を感じていませんか。予定が入るたびにBitrix24の情報を探し、手動で更新するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、関連するBitrix24のコンタクト情報が自動で更新されるため、こうした連携の手間を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24とGoogleカレンダーを連携させ、顧客管理を効率化したい営業担当者の方
• 顧客とのアポイントが多く、Googleカレンダーの予定とBitrix24の情報を紐づけたい方
• 手作業による二重入力や更新漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が追加されるとBitrix24のコンタクト情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていた情報更新の時間を削減できます。
• 手動でのデータ更新作業がなくなることで、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な顧客情報を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBitrix24の「Search Contact」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の参加者情報などをもとにコンタクトを検索します。
4. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Update Contact」アクションを設定し、検索で見つかったコンタクトの情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Bitrix24の「Search Contact」アクションでは、Googleカレンダーのトリガーから取得した予定の参加者メールアドレスなどをキーにして、検索条件を任意に設定してください。
• Bitrix24の「Update Contact」アクションでは、更新したいコンタクトの項目（最終活動日やカスタムフィールドなど）を指定し、登録する値を任意の内容で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleカレンダー、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。