「Frontで受信したメールの内容を、わざわざ他のツールに転記するのって面倒！」
「チーム内の重要なコメントを見逃してしまい、顧客への対応が遅れてしまった…」
チームでのメール対応で発生する手作業や情報共有の漏れに、このような課題を感じていませんか？

そんな時に、<span class="mark-yellow">Frontに新しいコメントがついたら自動で通知したり、受信したメッセージをAIで要約して通知したり、さらには他のメールツールからFrontに自動でコンタクトを作成したりできる仕組み</span>があったら嬉しいですよね。これらの悩みから解放され、より重要なコミュニケーションに集中するための時間も生み出せるはずです！

今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、<span class="mark-yellow">Frontで行うメール対応業務の効率を向上させる自動化テンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで早速スタートできますよ！

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Frontと他ツールを連携しメール業務を自動化する方法

Frontと普段お使いのメールツールなどを連携させて、日々の対応業務を自動化する具体的なユースケースをご紹介します。<span class="mark-yellow">対応速度を上げて、入力ミスや二重対応を防ぐことで、顧客満足度の向上にも繋がる</span>でしょう。

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メールツールと連携して対応を自動化する

<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールと組み合わせることで、通知やコンタクト作成を自動化</span>できます。これまで手作業で行っていたメールに関する情報の転記や確認作業の手間を削減し、対応漏れを防ぎましょう！

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FrontのコメントをOutlookに自動通知するフローを作ってみよう

ここからは、「Frontに新しいコメントが追加された際に、その内容をOutlookに自動で通知する」フローの作り方を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Front

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• FrontとOutlookのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Frontのトリガー設定とOutlookの通知設定
• フロー稼働の準備

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ステップ1：FrontとOutlookのマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、今回のフローで使用するFrontとOutlookのマイアプリ登録方法を解説していきます。

① Frontのマイアプリ登録

1. アプリ一覧画面でFrontを検索して選択。

2. Frontのサインイン画面が表示されます。
   連携させるFrontアカウントでサインインしてください。
   ※ 既にサインイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。

3. YoomからFrontへのアクセス権限と連携するワークスペースを確認し、「Authorize」をクリック。

4. 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
   Frontが追加されていることを確認してください。

② Outlookのマイアプリ登録

登録方法は以下のナビをご参照ください。

Outlookも連携できれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Frontのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Frontの「New Conversation Comment」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3. 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
   複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
4. アクションを確認して、「次へ」をクリック。

5. 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、コメント受信時により早くメール通知が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
   参考：ポーリングトリガーの仕組みについて

6. 新規メッセージを検知したい会話の「Conversation Id」を設定。
   IdはFrontの対象Conversationから取得できます。

7. 設定を終えたら、Frontの指定したConversationでテスト用のコメントを送信してください。
   ※ テスト用コメントの例

8. Yoomに戻り、「テスト」をクリック。

9. テストに成功すると、「取得した値」に最新コメントの情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
   詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

10. テスト用に送信したコメントが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
    トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：送信するメールの設定

それでは、Frontから取得したコメント情報を基に、Outlookで送信するメールの内容を設定しましょう。

1. Gmailの「メールを送る」をクリック。

2. 任意で「タイトル」を変更し、連携アカウントを確認する。

3. メール内容の「To」に宛先のメールアドレスを設定。
4. 任意で「From」「CC」「BCC」にメールアドレスを設定。
5. 動的な値と固定テキストを組み合わせて、「件名」と「本文」を設定しましょう。
   入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したメッセージ情報を選択可能です。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
   ※ この動的な値を使用せずに固定テキストだけで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じメールが送信されてしまうためご注意ください。

6. 設定を終えたら「次へ」をクリック。
7. メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリック。
   指定した宛先にメールが送信されるため、テストでは確認可能な宛先にしておくことをおすすめします。

8. テストに成功したら、指定した宛先にメールが届いているかを確認しましょう。

9. 期待通りにメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したConversationでメッセージを送信し、その旨を通知するメールが自動でOutlookから送信されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Frontを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、FrontのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

例えば、Google スプレッドシートで行が追加された際、Frontで新しいメッセージを自動で送信したり、Discordで特定のメッセージを受信した際にFrontにコンタクトを追加することができます。
このように、手作業での情報転記や対応漏れを防ぎ、顧客管理や対応業務を効率化することで、業務の迅速化が実現するでしょう。

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まとめ

Frontと他ツールとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">コメントの確認や情報の転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎつつ迅速な情報共有を実現できます。</span>

これによって、チーム全体の対応スピードと顧客満足度が向上し、より重要なコミュニケーションに集中できる環境も整うでしょう！

今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：どんな操作を自動化のきっかけ（トリガー）にできますか？

A：Frontのトリガーアクションとしては「New Conversation Message（新しい会話メッセージの受信）」と「New Conversation Comment（会話メッセージへのコメントの受信）」の二つが用意されています。
他にも、様々なアプリを起点として、Frontでメッセージを送信する、コンタクトを作成するといったアクションに繋げられます。
参考：アプリトリガーの設定方法

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Q：特定の会話だけでなく、受信箱全体を監視できますか？

A：Frontのトリガーでは受信箱全体（複数の会話）をまとめて監視することはできません。
複数の会話を監視するのであれば、スケジュールトリガーとFrontの「Search Conversations」などを組み合わせることで、定期的に複数の会話を取得する流れを構築できます。
参考：スケジュールトリガーの設定方法

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Q：連携がエラーで止まった場合、どうすれば気づけますか？

A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について