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「Frontでの顧客とのやり取りを後から確認できるよう、Boxに専用フォルダを作りたい！」
「でも、やり取りとファイルを紐付ける作業には時間がかかるし、命名ミスも発生しがち…」
カスタマーサポートツールのFrontとクラウドストレージのBoxを併用する中で、このような手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
そんな時、<span class="mark-yellow">Frontで発生したコミュニケーションに基づくフォルダを、Boxに自動で作成する仕組み</span>があれば便利ですよね。こうした日々の煩わしい作業からも解放され、より迅速で質の高い顧客対応に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に自動化できます。
ぜひこの記事を参考にして、日々の定型業務を効率的にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FrontとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。以下のバナーから、業務自動化を今すぐ始められますよ！
FrontとBoxのAPIを連携させることでアプリケーション間のデータ転記を自動化し、手作業による手間やミスを削減しましょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Frontで新しい会話メッセージを受信したタイミングで、その情報を用いたフォルダをBox内に自動作成する連携です。
手入力による転記なしに会話ごとの専用フォルダを作成できるため、<span class="mark-yellow">情報の整理・管理を迅速かつ正確に行える</span>ようになるでしょう。
特定の条件を満たすメッセージのみをフォルダ作成の対象として、不要なフォルダの乱立を防ぐことも可能ですよ。
この連携では、メッセージの作成者やメッセージに含まれるキーワードなどを条件として設定することで、<span class="mark-yellow">重要なやりとりに関するフォルダだけが自動で作成され、より効率的なファイル管理を実現</span>できます。
ここからは、FrontとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「FrontでNew Conversation Messageを受信したら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するFrontとBoxのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Frontのマイアプリ登録
② Boxのマイアプリ登録
以下のナビに従って登録してください。
Boxも登録できれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
次は、重複してフォルダが作成されないように、既存のフォルダを検索しましょう。
一致するコンテンツの有無によって処理を分岐するための設定を行います。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中は他のプランでは制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください！
それでは、Frontから取得したメッセージ情報を用いてBoxにフォルダを作成しましょう。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Frontの指定した会話でメッセージを送信し、その情報を基にしたフォルダが作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はFrontからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからFrontへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーとして、関連するFrontの会話スレッドに自動で通知コメントを追加する連携です。
<span class="mark-yellow">チームメンバーがファイルの追加にすぐ気付けるようになることで、重要な情報の確認漏れや対応の遅れを防止できます</span>
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの画像・PDFファイルの内容をOCR機能で自動的にテキスト抽出し、その内容をFrontの会話スレッドにコメントとして追加します。
ファイルを開かなくても<span class="mark-yellow">Front上で概要を素早く把握できるため、内容確認の時間を短縮し、業務のスピードと正確性を向上</span>させられるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、FrontやBoxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
顧客対応ツールやコミュニケーションツールでの新しいメッセージをトリガーに、Google カレンダーやGoogle スプレッドシートに自動で予定を追加したり、データを整理できます。
特に営業やカスタマーサポートのチームにとって、手動でのデータ入力作業を削減し、効率よくスケジュール管理や顧客対応ができる点が大きなメリットです。
Boxにファイルがアップロードされると、そのファイルをMicrosoft Teamsに自動で送信する設定が可能です。
さらに、ファイルをOneDriveにも連携させることで、複数のストレージサービス間でのファイル共有を効率化できます。
また、DocuSignの証明書をBoxに格納するなど、クラウドストレージの一元管理をしたい方におすすめです。
FrontとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Frontでの顧客対応とBoxでのファイル管理にまつわるデータ転記やフォルダ作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は情報の散在や伝達漏れといった問題から解放され、顧客対応などのコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名を顧客名や件名にできますか？
A：Frontから取得した値はどれもフォルダ名に使用することができます。
また、固定テキストや動的な日付とも組み合わせることが可能です。
「Front対応_{{今日の日付}}_{{会話タイトル}}」などのフォルダ名にすることで、より視認性の高いフォルダ管理を実現できるでしょう。
Q：複数の会話や受信箱をまとめて監視できますか？
A：Frontのトリガーでは複数の会話をまとめて監視することはできません。
複数の会話を監視するのであれば、スケジュールトリガーとFrontの「Search Conversations」などを組み合わせることで、定期的に複数の会話を取得する流れを構築できます。
参考：スケジュールトリガーの設定方法
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
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