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「Gmailで受け取ったタスク依頼を、Miroのボードに手作業で転記している…」
「ブレインストーミングのアイデアをメールでチームに送信した後で、またMiroにまとめ直すのが正直しんどい…」
こんな経験、きっと誰もが一度は経験してるはず。
大事なアイデアほどヒューマンエラーや共有漏れは避けたいけれど、人の手だけに頼っているとどうしても限界があります。
もし、<span class="mark-yellow">特定のメールを受け取ったら、自動でMiroのボードにカードや付箋として追加される仕組み</span>があったらどうでしょう。
ちょっとした作業に追われる毎日から抜け出して、もっと大切な仕事に時間を使えるようになりそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の業務効率を向上させることができるので、ぜひこの機会に導入して反復作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとMiroを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとMiroのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたメール内容の転記作業を自動化できます。
例えば、特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容を自動でMiroのボード上にカードや付箋として作成することが可能になり、チーム内の情報共有やタスク管理がよりスムーズになります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものがないか確認してみてください。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで「タスク依頼」や「アイデア」といった特定のラベルが付いたメールを受信した際に、メールの件名や本文をMiroボード上のカードとして自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">メールで受けた依頼やアイデアの転記漏れを防ぎ、タスク管理やブレインストーミングの初動を迅速化</span>できます。
メールから必要な情報だけを抽出してカード化することも可能で、手作業によるコピー＆ペーストの手間とミスを削減します。
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したタイミングで、その内容をMiroボード上に付箋として自動で作成する連携です。
この自動化は、特にチームでのブレインストーミングやアイデア出しの際に効果を発揮し、<span class="mark-yellow">各メンバーからメールで送られてきたアイデアを、素早くMiroボードに集約し、可視化</span>することができます。
手動で付箋を作成し、テキストを貼り付ける手間がなくなるため、議論をより円滑に進めることが可能です。
それでは、さっそく実際にGmailとMiroを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとMiroの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Miroのボードにカードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
事前準備
テスト用にGmailにメールを送信します。
このメールからテキストを抽出し、Miroのボードにカードをする流れです。
なお、今回はラベルで選別するため、Gmailにラベルをつけています。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Gmailを検索し、クリックしてください。
「sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGmailのマイアプリ登録は完了です。
Miroの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Miroを検索し、クリックしてください。
以下の画面から「Select a team」を選択し、「Add」をクリックします。
これでMiroのアプリ連携は完了です！
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
まず、1つ目の工程をクリックします。
ここではGmailで特定のラベルのメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベルのフィールドをクリックし、連携したいラベルを候補から選択します。
選択したらテストをクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、Gmailから取得した情報を活用できるようになります。
取得した値については、ヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてを参考にしてみてくださいね。
確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、テキストを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」では、正規表現を活用して自由度の高い抽出が可能です。
設定方法の詳細は、以下のリンク先を必要に応じてチェックしてみてくださいね。
対象のテキストを、前項で取得した値を使用して設定します。
今回は「件名」と「本文」を選択しました。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値が反映されます。
次に抽出したい項目と指示内容を入力します。
指示内容は、AIが判断しやすい文章で指示しましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Miroのボードにカードを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
ボードIDを注釈に従って入力します。
「x」「y」「scale」「backgroundColor」を注釈に従って任意で入力してください。
カードの位置や背景色を設定できます。
「title」には取得した値から「タイトル」を選択します。
「description」に、取得した値を使ってカードの内容の型を作成します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が取得されます。
画像では「期限」「優先度」「カテゴリー」の取得した値が空欄になっていますが、
実際はGmailの内容から取得することも可能です。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Miro側にはカードが作成されていますね！
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Miroのボードにカードを作成する方法は以上です。
Yoomでは、GmailとMiroに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
他にも、特定のキーワードを含むメールを受信したらBASEに商品情報を登録したり、AIで商品説明を生成してそのまま出品まで行うことが可能です。
メールに関する定型的な処理を自動化することで、スピーディーなやりとりを目指せます！
Slackの投稿をもとにMiroにカードを追加したり、Google スプレッドシートに行が追加されたときにMiroでボードを自動作成したりすることもできます。
自動化の活用により転記の手間を省けるので、抜け漏れのない進行管理につながります。
GmailとMiroの連携することで、<span class="mark-yellow">メールの内容をいちいち転記する手間がなくなり、転記のときに起こりがちなミスも少なくなります。</span>
これにより、メールで受け取ったアイデアをチーム全体で素早く共有できるようになり、プロジェクトも安心して進められるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：ラベル以外の条件でメールを特定できますか？
A：Gmailがトリガーの場合、他には特定のキーワードに一致するメールを受信したパターンのトリガーアクションを設定できます。
また、「分岐」を活用することで、様々な条件での設定が可能です！
詳しくは以下のリンク先をご覧ください。
Q：AIを使わず件名や本文をそのまま転記できますか？
A：可能です！
その場合フローボットの「テキストからデータを抽出する」アクションを削除し、Miroのアクションを設定してください。
Q：連携が失敗した場合の挙動はどうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
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