Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、BASEに商品情報を登録する

■概要

Gmailで受信する商品関連のメールからBASEへ手作業で商品情報を登録する業務は、時間と手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際にAI機能がメール内容から必要な商品情報を自動で抽出、BASEへ商品として登録する一連の作業を自動化できるため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで仕入れ先や担当者から商品情報を受け取り、手作業でBASEに商品登録を行っている方
• 商品登録時の入力ミスや記載漏れを削減し、データ精度と業務品質の向上を目指しているEC運営者
• 繰り返し発生する商品登録作業を自動化し、空いた時間で顧客対応や販促活動に注力したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメールからAIが商品情報を読み取り、BASEへ自動で登録処理を行うため、これまで手作業に費やしていた商品登録に関わる時間を短縮できます。
• システムが自動で情報を処理するため、人間による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、商品データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGmailアカウントとBASEアカウントを、Yoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGmailを指定し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを選択して、自動化を開始するメールの条件（キーワード、送信者など）を設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションを用いて、受信メールの本文や件名から商品名、価格、説明文といった必要な情報を抽出するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでBASEを選択し、「商品情報の登録」アクションを設定して、AI機能によって抽出された各種データをBASEの商品情報フィールドに紐付け、自動で商品登録を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能によるテキスト抽出の設定では、メール内のどの情報（例：件名、本文の特定箇所）を商品のどの項目（例：商品名、価格、在庫数）として抽出するかを、ユーザーのメールフォーマットや運用に合わせて細かく指定することが可能です。
• BASEへの商品登録時には、AIで抽出した情報だけでなく、すべての商品に共通するカテゴリやタグといった固定値をあらかじめ設定したり、Yoomのデータベース機能から取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟な設定ができます。

■注意事項

• Gmail、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。