Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Miroのボードにカードを作成する

■概要

日々の業務でMiroとGmailを活用し、タスク管理や情報共有を行っているものの、メールで受け取った内容をMiroのボードへ手作業で転記する手間を感じていませんか。こうした繰り返し作業は、時間的なロスだけでなく、転記ミスを招く原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、その内容を自動でMiroのボードにカードとして作成します。手作業による情報連携を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったタスク依頼やフィードバックをMiroで管理している方
• MiroとGmailを連携させ、チームの情報共有フローを改善したいと考えている方
• 手作業による情報転記をなくし、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信すると自動でMiroにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮することができます。
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMiroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文からカードに記載したい情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードにカードを作成」アクションを設定し、前段で抽出した情報を埋め込んでカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、メール本文からカードのタイトル、内容など、Miroへ転記したい情報を自由に指定して抽出することが可能です。
• Miroのアクション設定では、カードを作成するボードや座標位置、背景色などを任意で指定できます。カードのタイトルや説明には、AI機能で抽出した値を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Gmail、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。