Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Miroのボードに付箋を作成する

■概要

Gmailで受信したアイデアやメモを、オンラインホワイトボードのMiroに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GmailとMiroの連携が自動化され、特定ラベルのメールを受信するだけでMiroのボードに付箋が作成されるため、情報共有のスピードと正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったけたアイデアやメモの情報をMiroで管理しており、転記作業をなくしたい方
• MiroとGmailを連携させ、チーム内の情報共有をより円滑にしたいと考えている方
• メールの確認と転記といった定型業務から解放され、より創造的な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のラベルのメールを受信するだけで、自動でMiroに付箋が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 手動での情報コピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスなどや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMiroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメールの本文などから付箋に記載したい情報を抜き出します
4. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードに付箋を作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを活用して、指定したボードに付箋を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけにフローを起動させるか、任意のラベルを設定してください
• AI機能のオペレーションでは、メールの件名や本文から付箋に記載したい情報を自由に指定して抽出することが可能です
• Miroで付箋を作成する際、対象のボードや付箋を作成する座標、背景色などを任意で設定できます。また、付箋のテキストは固定の文言のほか、前段で取得した値を埋め込むこともできます

■注意事項

• Gmail、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。