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「Notionで管理している案件や顧客情報を、案件管理ツールのboardに手作業で入力している」
「両方のツールを使っているけど、情報の二重入力が面倒で、コピー＆ペーストの際にミスが起きてしまうことがある…」
このように、Notionとboard間でのデータ連携における手作業に、非効率さやストレスを感じていませんか？
そこで便利なのが、Notionのデータベースに新しい情報が追加された際に、自動的にboardにも案件や顧客情報が登録される自動化の仕組みです。
こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でも気楽に試せる方法です。
ぜひこの記事を参考に、面倒なデータ入力を自動化して業務をより効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionとboardを連携し、日々の様々な業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
Notionとboardを連携してできること
Notionと案件・顧客管理ツールであるboardのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Notionのデータベースが更新された際に、その内容を自動でboardに反映させることが可能になり、業務の手間を削減できるでしょう。
気になる自動化例のテンプレートをクリックしてYoomのアカウント登録するだけで、すぐにNotionとboardの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Notionデータベースに情報が追加されたら、boardで案件を登録する
Notionで管理しているプロジェクトやタスクの情報を、boardの案件として手動で登録する作業を自動化するフローです。
案件登録にかかる時間を削減し、転記ミスによる手戻りを効果的に防止することが期待できます。
この連携は、特定条件のデータのみを連携する分岐処理を含むため、「ステータスが“進行中”になった場合のみ連携する」といった柔軟な自動化もできますよ！
Notionに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録する
Notionで作成・管理している顧客リストの情報を、手動でboardに登録している場合に有効なフローです。
顧客情報登録の手間を省き、最新の情報を両ツールで同期させることができるでしょう。
この連携も特定の条件で処理を分岐させることができるため、「特定のタグが付いた顧客のみをboardに登録する」といった運用も可能です。
Notionとboardの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にNotionとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとboardの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Notionデータベースに情報が追加されたら、boardで案件を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：Notionとboardをマイアプリ登録
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておいてください。マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があります。
検索窓にNotionと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成されているページの一覧が表示されるので、フローで使用するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
以上で、Yoomとの連携は完了です！
【boardのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓でboardと入力し、表示された候補から選択します。
下図の画面が表示されるので次のように入力し、「追加」を押したら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際にフローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。
まずは以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされ、下図のようなポップアップが表示されます。
「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Notionのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、Notionの特定のデータソースのページが作成・更新された際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「データソースID」は入力欄下の注釈に従い、URLから値を確認して入力しましょう。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
ここで設定したデータベースにレコードが追加されると、フローが起動するようになりますよ！
設定完了後は動作チェックのためにテストを行いますので、「データソースID」に設定したデータソースに、ページを追加してください。
テストなので「Demo案件」や「Sampleプロジェクト」など、架空の情報でOKです！
追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したページの情報が「取得した値」に情報が抽出されるので、内容を確認しましょう。
【Tips】
取得した値は各アクションで取得でき、取得した値はそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得した値をboardに自動登録可能となります！
取得した値とは？
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：分岐条件の設定
続いて、分岐条件の設定をしていきます。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
この分岐条件の設定を入れることで、Notionのデータベース内でページが「更新」された際はboardに登録せず、新たにページが「作成」された場合にのみ登録することができますよ！
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5：Notionのレコード情報取得設定
続いて、ステップ3でNotionに作成されたページから、レコード情報の詳細を取得する設定を行います。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報はステップ3と同じであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
「データベースID」は、ステップ3で連携したデータソースIDと同じものを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、候補から該当のものを選択するか、NotionのURLから値を確認して手入力してください。
次に、取得するレコードの条件を下図のように『取得した値』を使って、「レコードID＝ID」となるように設定します。
【Tips】
このように『取得した値』を活用することで最新のNotionのデータをその都度boardへ登録可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがboardに登録されてしまうので注意が必要です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、レコード情報の詳細が「取得した値」に抽出されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ6：boardの案件登録設定
続いて、Notionから取得したレコード情報を使って、boardに案件を登録する設定を行います。
「案件の登録（一括請求）」をクリックしてください。
