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「Notionで管理している案件や顧客情報を、案件管理ツールのboardに手作業で入力している」
「両方のツールを使っているけど、情報の二重入力が面倒で、コピー＆ペーストの際にミスが起きてしまうことがある…」
このように、Notionとboard間でのデータ連携における手作業に、非効率さやストレスを感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに新しい情報が追加された際に、自動的にboardにも案件や顧客情報が登録される自動化の仕組み</span>です。
こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でも気楽に試せる方法です。
ぜひこの記事を参考に、面倒なデータ入力を自動化して業務をより効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Notionとboardを連携し、日々の様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
Notionと案件・顧客管理ツールであるboardのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Notionのデータベースが更新された際に、その内容を自動でboardに反映させることが可能になり、業務の手間を削減できるでしょう。
気になる自動化例のテンプレートをクリックしてYoomのアカウント登録するだけで、すぐにNotionとboardの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Notionで管理しているプロジェクトやタスクの情報を、boardの案件として手動で登録する作業を自動化するフローです。
<span class="mark-yellow">案件登録にかかる時間を削減し、転記ミスによる手戻りを効果的に防止する</span>ことが期待できます。
この連携は、特定条件のデータのみを連携する分岐処理を含むため、「ステータスが“進行中”になった場合のみ連携する」といった柔軟な自動化もできますよ！
Notionで作成・管理している顧客リストの情報を、手動でboardに登録している場合に有効なフローです。
<span class="mark-yellow">顧客情報登録の手間を省き、最新の情報を両ツールで同期させる</span>ことができるでしょう。
この連携も特定の条件で処理を分岐させることができるため、「特定のタグが付いた顧客のみをboardに登録する」といった運用も可能です。
それでは、さっそく実際にNotionとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとboardの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Notionデータベースに情報が追加されたら、boardで案件を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておいてください。マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があります。
検索窓にNotionと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成されているページの一覧が表示されるので、フローで使用するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
以上で、Yoomとの連携は完了です！
先ほど同様に検索窓でboardと入力し、表示された候補から選択します。
下図の画面が表示されるので次のように入力し、「追加」を押したら連携完了です！
ここから実際にフローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。
まずは以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされ、下図のようなポップアップが表示されます。
「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Notionの特定のデータベースのページが作成・更新された際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「データベースID」は入力欄下の注釈に従い、URLから値を確認して入力しましょう。
ここで設定したデータベースにレコードが追加されると、フローが起動するようになりますよ！
設定完了後は動作チェックのためにテストを行いますので、「データベースID」に設定したデータベースに、ページを追加してください。
テストなので「Demo案件」や「Sampleプロジェクト」など、架空の情報でOKです！
追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したページの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをboardに自動登録可能となります！詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、分岐条件の設定をしていきます。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
この分岐条件の設定を入れることで、Notionのデータベース内でページが「更新」された際はboardに登録せず、新たにページが「作成」された場合にのみ登録することができますよ！
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ3でNotionに作成されたページから、レコード情報の詳細を取得する設定を行います。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報はステップ3と同じであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
「データベースID」は、ステップ3で連携したデータベースと同じものを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、候補から該当のものを選択するか、NotionのURLから値を確認して手入力してください。
次に、取得するレコードの条件を下図のようにアウトプットを使って、「レコードID＝オブジェクトID」となるように設定します。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで最新のNotionのデータをその都度boardへ登録可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じデータがboardに登録されてしまうので注意が必要です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、レコード情報の詳細が「取得した値」に抽出されていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Notionから取得したレコード情報を使って、boardに案件を登録する設定を行います。
「案件の登録（一括請求）」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきましょう！
▼参考：board_APIキー確認画面▼
その他の項目も同様に、アウトプットを用いて適切な値を設定してみてくださいね！
「社内メモ」や「受注日」なども設定することもできるので、必要に応じて適宜設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、boardに案件が実際に登録されていることを確認します。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押せば設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「Notionデータベースに情報が追加されたら、boardで案件を登録する」フローの作成手順でした！
今回はNotionからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardで発生したイベントをきっかけにNotionへデータを連携する自動化も可能です。
例えば、boardで新しい顧客が作成された際にNotionのデータベースに自動で追加するといった逆方向の連携も、テンプレートを活用すれば簡単に設定できますよ！
boardで新規に作成された顧客情報を、自動でNotionの顧客管理データベースに追加するフローです。
<span class="mark-yellow">手動でのデータバックアップや情報集約の手間を省き、boardで登録した顧客情報を、他部門がNotionでスムーズに確認・活用できる</span>といった、スムーズな情報共有の実現をサポートします。
「毎月1日」といった特定のスケジュールをトリガーとして、boardから請求リストの情報を自動で取得し、Notionのデータベースに一覧として追加することも可能です。
この連携により、<span class="mark-yellow">定期的に行っていた請求情報のレポート作成業務を自動化し、担当者の作業負荷を軽減</span>できるため、月末月初の繁忙期でもコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
NotionやboardのAPIを活用することで、営業管理やタスク管理の効率化が可能になります。
Yoomには業務に役立つテンプレートが数多く用意されているので、ぜひ併せてご覧ください！
Notionはドキュメントやタスク、データベースを柔軟に管理できるため、プロジェクト管理やチーム情報共有に最適です。
GoogleカレンダーやGoogle Driveと連携すれば、日程やファイル整理を自動化できます。また、ECサイトやZoomとつなぐことで、商品情報やミーティング予定をNotionに集約でき、情報管理の手間を減らせます。
スタートアップやリモートチームの効率的な業務運営に特に効果的です！
boardを活用した自動化例を導入することで、案件登録やステータス更新を自動化でき、営業担当者の入力負担を軽減できます。
また、案件登録をトリガーにGoogleスプレッドシートへの記録やSlack・LINE WORKSへの通知を行えば、チーム全体でスムーズな情報共有が可能になり、営業活動のスピード向上につながります！
いかがでしたか？
Notionとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたNotionからboardへのデータ転記作業の手間を削減し、コピー＆ペーストに起因するヒューマンエラーを効果的に防止できるでしょう。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、面倒な繰り返し作業から解放され、本来注力すべき企画立案や顧客対応といったコア業務に集中できるようになるはずです。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのもポイント！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！
ぜひこの機会に、本記事を参考にして自社の業務に合った最適なフローを構築し、効率化の第一歩を踏み出してみてくださいね。
Q：連携する条件を、複数指定することはできますか？
A：はい、できます。分岐条件の設定時に「分岐条件を追加」することで、複数の条件を最大5個まで指定することが可能です。
Q：Notionとboardで双方向の同期は可能ですか？
A：はい、可能です。「boardのデータをNotionに連携したい場合」でご紹介したように、boardからNotion方向へのフローを新たに設定することで、双方向での同期を実現できます。
Q：フローの連携が途中で止まってしまった時の対処法は？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フローの連携が失敗している旨の通知が届きます。通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
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