■概要
boardで管理している請求情報を、手作業でNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的に発生するこの作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから自動で請求情報を取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消し、請求管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとNotionを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- Notionのデータベースを活用して請求状況を可視化し、チームで共有したい方
- 毎月発生する請求情報の集計や管理業務を自動化し、効率化を目指す担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にワークフローが実行されるため、これまで手作業に費やしていた請求情報の転記や更新作業の時間を削減できます。
- システムが自動でデータを連携するため、手作業によるコピー&ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動させたい日時や頻度を設定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、対象となる請求情報をリストで取得します。
- 次に、取得した請求リストのデータ1件ずつに処理を行うため、「繰り返し処理」を設定します。
- 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」や「請求書の取得」アクションを用いて、個別の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎月1日や毎週月曜日など、フローを起動させたい日時や頻度を任意で設定できます。
- boardから請求リストを取得する際、「受注済み」といった受注ステータスや請求日で絞り込むなど、取得するデータの条件を任意で設定可能です。
- Notionへの追加先データベースは、任意のデータベースIDを指定できます。また、追加する項目には、boardから取得した顧客名や金額などの値を埋め込めます。
■注意事項
- board、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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