Notionでページが作成されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

従業員情報の管理において、新しいメンバーが入社するたびに手動でアカウントを発行するのは手間がかかる作業です。
手作業による情報の転記は入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する流れを自動化できます。
ユーザー管理の課題を解消し、アカウント発行業務を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle Workspaceを利用し、手作業でのアカウント発行に手間を感じている方
• 従業員の入社手続きを自動化し、コア業務に集中したいと考えている人事・総務担当者の方
• SaaS間のデータ連携を通じて、全社的な業務効率の向上を目指している情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのページ作成を起点にGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防げます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、従業員情報などが格納された監視対象のデータベースを指定してください。
• Google Workspaceのユーザー追加アクションでは、Notionから取得した情報を氏名やメールアドレスなどに割り当ててください。

■注意事項

• NotionとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。