Outlookで受信した内容をもとに、Freshsalesで連絡先を作成する

■概要

Outlookで受け取ったお問い合わせや資料請求のメールを、手作業でCRMに入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から顧客情報を自動で抽出し、Freshsalesへ連絡先として即時登録します。OutlookとFreshsales間の面倒な転記作業を自動化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った情報をFreshsalesへ日常的に手入力している営業担当者の方
• OutlookとFreshsales間の転記作業で発生する入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
• 顧客からの問い合わせ対応を自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点にFreshsalesへ自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとFreshsalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抜き出します。
4. 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐づけて連絡先を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定してください。
• Freshsalesで連絡先を作成する際、各項目にAI機能で抽出した情報を変数としてマッピングしたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。