Freshsalesでコンタクトが作成されたらOutlookに通知する

■概要

Freshsalesで管理しているコンタクト情報を、都度Outlookで関係者に手作業で共有していませんか？
手動での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れやタイムラグの原因にもなり得ます。このワークフローは、FreshsalesとOutlookを連携させ、新しいコンタクトが作成されたタイミングで、指定した宛先に自動でメール通知を送信するため、情報共有の迅速化と作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Freshsalesに登録された新規コンタクト情報を、Outlookですぐに関係者へ共有したい方
• FreshsalesとOutlook間の手作業による情報伝達の手間や、連絡漏れをなくしたい方
• 営業チーム内の情報共有を自動化し、より迅速な顧客対応を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshsalesでのコンタ-クト作成後、Outlookでのメール通知が自動化されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手動での通知作業で起こりがちな、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとOutlookをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでFreshsalesを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定する
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshsalesで取得した情報をもとに通知メールを送信するように設定する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、通知を送るメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。
• メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなるFreshsalesで作成されたコンタクト情報（会社名、担当者名など）を変数として埋め込み、動的な内容にすることが可能です。

‍

■注意事項

• Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。