Freshsalesで取引が作成されたらOutlookに通知する

■概要

Freshsalesで新しい取引が作成されるたびに、関係者へOutlookで通知メールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
この作業は重要な一方、対応漏れや遅れが発生しやすい業務の一つです。

このワークフローを活用すれば、FreshsalesとOutlookを連携させ、取引作成をきっかけに自動で通知メールを送信できます。
手作業による手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Freshsalesで作成された取引情報を、手作業でOutlookを使い共有している営業担当者の方
• チーム内での情報共有を円滑にし、営業活動のスピードを向上させたいと考えているマネージャーの方
• FreshsalesとOutlook間の定型的な連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshsalesで取引が作成されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での対応による通知の送信漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでFreshsalesを選択し、「取引が作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、取引が作成された旨を関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、通知したい宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください
• 送信するメールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したFreshsalesの取引情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Outlook、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。