「毎月、販売管理システムから請求データを手作業でリストアップしている…」
「売上データを分析するために、システムからCSVを都度ダウンロードして、Google スプレッドシートに転記するのが面倒…」
日々の業務の中で、販売管理に関するデータの取り扱いに多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、お使いの販売管理システムからAPIを通じて請求情報や顧客データを自動で抽出し、Google スプレッドシートなどの別ツールに自動で連携できる仕組みがあればどうでしょう。
リストアップや転記作業から解放されるだけでなく、売上分析や戦略立案などの付加価値の高い業務に専念できるようになるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには販売管理システムのデータをAPI連携で自動取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
boardを活用した販売管理業務において、定期的なデータ集計やレポート作成のために、手作業で情報を転記していることはないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりかねません。このワークフローは、指定した日時にboardから請求リストを自動で取得し、Google スプレッドシートにデータを追加します。APIを利用したデータ連携で、手作業による販売管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで販売管理を行っており、定期的なデータ集計作業を自動化したい方
- APIの知識はないが、boardとGoogle スプレッドシートを連携させて業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での集計にかけていた時間を短縮し、コア業務へ集中できます。
- APIを介してシステム間で直接データを連携させるため、手作業による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、受注ステータスなどを指定します
- 次に、取得した請求リストのデータ件数分、処理を繰り返すよう設定します
- 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」「請求書の取得」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加」アクションで、取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
- boardの請求リスト取得アクションでは、請求日や受注ステータスなどの取得条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの登録内容は、連携先のシートや列を任意で指定したり、boardから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardの請求データをGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にboardから請求リストの情報をAPIで取得し、Google スプレッドシートに自動で追加していくフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- boardとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローの起動を確認
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
boardを活用した販売管理業務において、定期的なデータ集計やレポート作成のために、手作業で情報を転記していることはないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりかねません。このワークフローは、指定した日時にboardから請求リストを自動で取得し、Google スプレッドシートにデータを追加します。APIを利用したデータ連携で、手作業による販売管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで販売管理を行っており、定期的なデータ集計作業を自動化したい方
- APIの知識はないが、boardとGoogle スプレッドシートを連携させて業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での集計にかけていた時間を短縮し、コア業務へ集中できます。
- APIを介してシステム間で直接データを連携させるため、手作業による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、受注ステータスなどを指定します
- 次に、取得した請求リストのデータ件数分、処理を繰り返すよう設定します
- 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」「請求書の取得」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加」アクションで、取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
- boardの請求リスト取得アクションでは、請求日や受注ステータスなどの取得条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの登録内容は、連携先のシートや列を任意で指定したり、boardから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：boardとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、実際のアプリ連携方法について解説していきます！
boardとYoomの連携方法
boardを検索すると新規登録画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力すると、連携完了です。
Google スプレッドシートとYoomの連携方法
上記のナビでご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
boardを活用した販売管理業務において、定期的なデータ集計やレポート作成のために、手作業で情報を転記していることはないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりかねません。このワークフローは、指定した日時にboardから請求リストを自動で取得し、Google スプレッドシートにデータを追加します。APIを利用したデータ連携で、手作業による販売管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで販売管理を行っており、定期的なデータ集計作業を自動化したい方
- APIの知識はないが、boardとGoogle スプレッドシートを連携させて業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での集計にかけていた時間を短縮し、コア業務へ集中できます。
- APIを介してシステム間で直接データを連携させるため、手作業による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、受注ステータスなどを指定します
- 次に、取得した請求リストのデータ件数分、処理を繰り返すよう設定します
- 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」「請求書の取得」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加」アクションで、取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
- boardの請求リスト取得アクションでは、請求日や受注ステータスなどの取得条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの登録内容は、連携先のシートや列を任意で指定したり、boardから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミングを入力します。
デフォルトでは「毎月1日/朝9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、起動する日や時間帯は必要に応じて変更してください。
※「Cronの設定」では、1日のうちに何度も起動したい場合や、曜日によって別の時間帯に起動したいなどの細かな設定が可能です。
設定が終わったら「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：boardの請求リストを取得
「請求リストの取得（受注ステータスを指定）」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！
②アクション：デフォルトで「請求リストの取得（受注ステータスを指定）」が選択されているのでそのままでOK！
③boardと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されます。
まずは「APIキー」を赤枠の注釈を確認しながら入力します。
「設定（右上）→開発者用API設定」をクリックするとAPIキーが表示されます。
次に「請求日（指定日以降）」と「請求日（指定日以前）」を設定します。
今回は月初に前月分の請求リストを取得することを想定しているのが画像の通り、設定しています！
入力欄をクリックして「日付」の中から選びましょう。
請求日については業務に合わせて設定してくださいね！
最後に「受注ステータス」を設定します。
赤枠の注釈を確認しながら入力してください。
ここまで設定が完了したら「テスト」をクリックします。
※今まで設定した条件（請求日、受注ステータス）に合致する案件がないとテストに成功しません。
必要に応じて、テスト用に案件を追加しておきましょう。
テストに成功すると、boardの条件に合致するデータが反映されるので確認できたら「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：繰り返し処理設定
「IDを1件ずつ取得する」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ4で指定した条件に合致する案件が一覧として取得できたので、ステップ5では1件ごとのIDデータを取得するための設定をしていきます！
「繰り返し対象」として「案件IDの一覧」と「請求ID一覧」を選んでください。
選んだら「完了」ボタンをクリックします。
（テンプレートを活用すると、デフォルトで選択されていると思うので、すでに入力されている場合は、そのまま「完了」ボタンをクリックするだけでOKです！）
ステップ6：boardの案件詳細を取得
「案件詳細を取得」をクリックします。
