SPIRALでレコードが更新されたら、boardの案件を更新する

■概要

顧客管理システムSPIRALでのレコード更新後、営業支援ツールboardへの案件情報の手入力や更新作業に手間を感じていませんか？特に複数の情報を扱う場合、作業の煩雑さや入力ミスは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、SPIRALでレコードが更新された際に、boardの関連案件情報を自動で更新することができ、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SPIRALとboard間で顧客情報や案件情報を手作業で更新している営業担当者や営業事務の方
• SPIRALのデータ更新に伴うboardへの情報反映の遅れや漏れに課題を感じているマネージャーの方
• 顧客管理や案件管理の効率化と正確性の向上を目指す業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• SPIRALのレコード更新をトリガーに、boardの案件情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に最新かつ正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SPIRALとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成・更新されたら」というアクションを設定します。この設定により、SPIRAL内の指定したデータベースでレコードの新規作成または更新があった場合にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「分岐する」アクションを選択します。ここで、特定の条件（例：更新されたレコードの特定フィールドの値が〇〇である場合など）を設定し、条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の更新（一括請求）」アクションを設定します。SPIRALから取得した情報をもとに、board内の該当する案件情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SPIRALのトリガー設定において、フローボットがレコードの更新をチェックする「起動間隔」を、業務の頻度やリアルタイム性の要求度に応じて任意で設定することが可能です。
• 分岐機能における「分岐条件」は、SPIRALから取得したデータ（例えば、特定のステータスやフラグなど）を基に、ユーザーの業務要件に合わせて柔軟に設定できます。
• boardの「案件の更新（一括請求）」アクションでは、SPIRALのどのフィールドの値をboardのどの案件項目にマッピングするかを、管理したい情報に応じて任意で設定可能です。

■注意事項

• SPIRAL、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• SPIRALをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443

• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。