Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとOneDriveを活用し、タスクとファイル管理の連携に手間を感じている方 手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方 AsanaとOneDrive間の定型作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクを追加するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりうる作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。この時、Asanaのトリガーで取得した情報をフォルダ名などに活用できます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースやプロジェクトを任意で指定できます。 OneDriveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。 作成するフォルダの名前は、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったAsanaのタスク名など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定できます。 ■注意事項
Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Asanaのタスクの関連ファイルを保管するフォルダをOneDriveに作成したい！」
AsanaとOneDriveを併用する中で、このような手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Asanaでのアクションをきっかけに、OneDriveのファイルやフォルダを自動的に整理できる仕組み があれば、これらの煩わしい手作業から解放されるでしょう。
ファイル管理のミスがなくなれば、より重要なプロジェクト業務に集中できる貴重な時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとOneDriveを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとOneDriveを活用し、タスクとファイル管理の連携に手間を感じている方 手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方 AsanaとOneDrive間の定型作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクを追加するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりうる作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。この時、Asanaのトリガーで取得した情報をフォルダ名などに活用できます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースやプロジェクトを任意で指定できます。 OneDriveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。 作成するフォルダの名前は、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったAsanaのタスク名など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定できます。 ■注意事項
Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとOneDriveを連携してできること
AsanaとOneDriveのAPIを連携させれば、Asanaでのタスク追加や完了といったアクションをトリガーにして、OneDrive上のファイルやフォルダを自動で操作することが可能になります。ヒューマンエラーの削減と業務効率の向上を実現しましょう！
バナーの「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにAsanaとOneDriveの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了する ので、気になる内容があれば試してみてください！
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する
Asanaで新しいタスクを追加するたびに、関連ファイルを保管するためのOneDriveフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかる上に作成漏れのリスクも伴いますよね。
この連携ではAsanaでタスクが追加されると同時に、タスク名に基づいたフォルダをOneDriveに自動で作成する ため、ファイル管理は効率化され、関連資料の格納漏れも防げます。
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する
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■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとOneDriveを活用し、タスクとファイル管理の連携に手間を感じている方 手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方 AsanaとOneDrive間の定型作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクを追加するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりうる作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。この時、Asanaのトリガーで取得した情報をフォルダ名などに活用できます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースやプロジェクトを任意で指定できます。 OneDriveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。 作成するフォルダの名前は、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったAsanaのタスク名など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定できます。 ■注意事項
Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで特定プロジェクトのタスクが完了したら、添付ファイルをOneDriveにアップロードする
Asanaのタスクに添付されたファイルを、タスク完了後にOneDriveの指定フォルダに保存し直すといったことも自動化できます。
適切なフォルダに自動でファイルがアップロードされることで、ファイルの散逸を防いで確実な一元管理を実現できるでしょう。
Asanaで特定プロジェクトのタスクが完了したら、添付ファイルをOneDriveにアップロードする
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■概要
Asanaでタスク管理を行う中で、完了したタスクに添付されたファイルを都度OneDriveへ手動でアップロードしていませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上に、ファイルの保存し忘れや格納先のミスといったヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローは、AsanaとOneDriveを連携させることで、タスクが完了した際に添付ファイルを自動でアップロードする仕組みを構築し、こうした定型業務の課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Asanaで管理するタスクの完了後、OneDriveへ手作業でファイルを保存している方 AsanaとOneDrive間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方 プロジェクトの成果物管理を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaでタスクが完了すると添付ファイルが自動でOneDriveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイルアップロードが不要になるため、保存忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」アクションを設定し、完了したタスクに添付されたファイルの情報を取得します さらに、取得した情報をもとに「ファイルのダウンロードURLを取得」、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で指定することが可能です OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやアップロードする際のファイル名を任意で設定できます ■注意事項
Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
AsanaとOneDriveの連携フローを作ってみよう
ここからは、AsanaとOneDriveを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する 」テンプレートを使ってフローを作成します。
AsanaとOneDriveのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
AsanaのトリガーとOneDriveに作成するフォルダの設定
フロー稼働の準備
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する
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■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとOneDriveを活用し、タスクとファイル管理の連携に手間を感じている方 手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方 AsanaとOneDrive間の定型作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクを追加するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりうる作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。この時、Asanaのトリガーで取得した情報をフォルダ名などに活用できます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースやプロジェクトを任意で指定できます。 OneDriveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。 作成するフォルダの名前は、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったAsanaのタスク名など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定できます。 ■注意事項
Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：AsanaとOneDriveのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
それでは、今回のフローで使用するAsanaとOneDriveのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Asanaのマイアプリ登録
アプリ一覧画面でAsanaを検索して選択。
Asanaのサインイン画面が表示されます。
YoomからAsanaへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリック。
連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。 Asanaが追加されていることを確認してください。
② OneDriveのマイアプリ登録
アプリ一覧画面でOneDriveを検索して選択。
Microsoftのサインイン画面が表示されます。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。 OneDriveも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する
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■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとOneDriveを活用し、タスクとファイル管理の連携に手間を感じている方 手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方 AsanaとOneDrive間の定型作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaにタスクを追加するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりうる作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。この時、Asanaのトリガーで取得した情報をフォルダ名などに活用できます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースやプロジェクトを任意で指定できます。 OneDriveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。 作成するフォルダの名前は、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったAsanaのタスク名など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定できます。 ■注意事項
Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるプロジェクトの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Asanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
アクションを確認して、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。タスク作成時により早くフォルダの作成が行える ようになります。こちらのヘルプページ
「ワークスペースID」に対象プロジェクトが属するワークスペースのIDを設定。
「プロジェクトID」にトリガーとなるタスクが追加されるプロジェクトのIDを設定。
設定を終えたら、Asanaの指定したプロジェクトにテスト用のタスクを追加してください。
Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」に最も新しいタスクの情報が追加されます。フローが稼働する度に変わる値 ）として使用できるようになります。こちらのヘルプページ
テスト用に追加したタスクが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ4：フォルダの作成
それでは、取得したタスク情報を基にOneDriveにフォルダを作成しましょう。
OneDriveの「ファイルをアップロード」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「ドライブID」にフォルダを作成するドライブのIDを設定。
「親フォルダのアイテムID」にフォルダの作成先となる親フォルダのアイテムIDを設定。
「親フォルダ名」には、先程指定した親フォルダの名称をそのまま入力します。
「フォルダ名」に任意の名称を設定。
設定を終えたら「テスト」をクリック。
テストに成功したら、OneDriveに作成されたフォルダを確認しましょう。
期待通りにフォルダが作成されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
OneDriveのデータをAsanaに連携したい場合
今回はAsanaからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にOneDriveでのアクションをきっかけにAsanaのタスクを操作したい場合もあるかと思います。
OneDriveでファイルが作成されたら、Asanaでタスクを追加する
クライアントからの受領ファイルや社内資料などをOneDriveにアップロードした後、そのファイルに関する作業をAsanaに手動でタスク登録するのは二度手間です。
この連携を利用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされたことをトリガーに、関連するタスクをAsanaに自動で追加できる ため、対応漏れを防いで迅速に業務をスタートできるようになるでしょう。
OneDriveでファイルが作成されたら、Asanaでタスクを追加する
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■概要
プロジェクトでAsanaとOneDriveを併用していると、OneDriveにファイルをアップロードした後、Asanaで関連タスクを手動で作成する作業が発生しがちではないでしょうか。この二重の手間は、タスク作成の漏れやファイル共有の遅れに繋がることもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとOneDriveを併用し、ファイル共有とタスク作成を手作業で行っている方 AsanaとOneDrive間の情報連携を自動化し、タスクの作成漏れを防ぎたい方 プロジェクトメンバーへのファイル共有とタスク依頼を効率化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにAsanaへタスクが自動作成され、手作業による時間や手間を削減できます。 手動でのタスク作成時に起こりがちな、対応漏れやファイル共有の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合にのみ後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、任意のプロジェクトにタスクを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。 Asanaでタスクを追加するアクションでは、追加先のプロジェクトやセクションを任意で設定できます。また、タスク名や説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった動的な情報を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
OneDrive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveの格納ファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
請求書や契約書などのPDF・画像ファイルからも、OCRでテキストを抽出することが可能です。
ファイルアップロード、テキスト抽出、タスク追加という一連の流れを自動化する ことにより、タスク管理に伴う手間や転記ミスを削減できます。
OneDriveの格納ファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
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■概要
日々の業務でOneDriveに格納される書類や帳票などの情報を、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveに格納された書類の内容を、手作業でAsanaのタスクとして登録している方 書類の転記作業における入力ミスや、タスクの登録漏れなどの課題を解消したい方 AsanaとOneDriveを活用したファイル管理やタスク管理のプロセスを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルが格納されるとタスクが自動で追加されるため、これまで手作業での転記や登録に費やしていた時間を短縮できます。 手作業での転記作業がなくなるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとAsanaをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、検知する対象フォルダを任意で設定できます。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。 Asanaへのタスク追加時には、登録先のプロジェクトやセクションを任意で設定できます。また、タスクの各項目には、OneDriveの保存情報やOCRで読み取った内容を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。 ■注意事項
OneDrive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AsanaとOneDriveを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、AsanaとOneDriveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
AsanaとOneDriveでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Asanaを使った便利な自動化例 Asanaでタスクが完了したらOutlookでメール通知をしたり、Salesforceの新規商談やSlackへの投稿、Googleフォームの内容を自動でAsanaにタスクとして追加したりできます。これにより、タスク管理と情報共有を効率化できます。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
試してみる
■概要
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。
AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Asana、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。
・Asanaでタスクを追加されてから5~15分後にTrelloにも情報が同期されます。
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加してSlackに通知するフローです。
Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Gmail、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
■概要
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
SlackとAsanaを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にAsanaに追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Asanaに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・ Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceの商談情報が登録されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Asanaに追加するタスクの内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Salesforce、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OneDriveを使った便利な自動化例 メールで届いた添付ファイルや、DocuSignで締結された書類を自動でOneDrive にアップロードできます。さらに、Googleスプレッドシートに行が追加されたらフォルダを作成したり、ファイルがアップロードされたらOCRで読み取ってOutlookにイベントを登録したりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー ビジネスオーナーや事業開発担当者 2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者 3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信したファイルをOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く添付ファイルを、手作業でOneDriveに保存している方 ファイルの保存漏れや、格納先のミスといったヒューマンエラーを防ぎたい方 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル保存作業がなくなることで、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを格納するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを指定してください。 OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意にカスタマイズできます。ファイル名には、固定の文字列だけでなく、メールの件名など前のステップで取得した情報を活用することも可能です。 ■注意事項
GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
Google スプレッドシートで行が更新されたら、OneDriveのフォルダ名を更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している案件やプロジェクトのステータスが変わるたびに、関連するOneDriveのフォルダ名を手動で変更していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、即座に該当するOneDriveのフォルダ名が自動で変更され、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとOneDriveを連携させてファイル管理を効率化したい方 手作業によるフォルダ名の変更に手間を感じ、更新漏れなどのミスをなくしたい方 案件やプロジェクトの進捗に合わせた、正確な情報管理体制を構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの行が更新されると、自動でOneDriveのフォルダ名が変更されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダ名の変更ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の整合性を保つことにつながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOneDriveを選択し、更新された行の情報をもとに対応するフォルダを検索するアクションを設定します。 最後に、再度オペレーションでOneDriveを選択し、検索したフォルダ名を更新するアクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローを起動するきっかけとしたいスプレッドシートや、監視対象の列を任意で指定してください。 OneDriveのオペレーション設定で、Google スプレッドシートのどの列の情報を新しいフォルダ名に反映させるかを自由に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveにファイルが追加されたら、OCRで読み取りOutlookの自分のカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
OneDriveに保存したファイルの内容を確認し、手作業でOutlookのカレンダーに予定を登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、OCRがファイル内容を自動で読み取り、Outlookのカレンダーへイベントを登録するため、こうした定型業務を自動化し、ミスなく正確に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDrive上のファイルに基づき、手作業でOutlookに予定を登録している方 請求書などの管理にOneDriveを利用し、支払期日などをOutlookで管理している方 OneDriveとOutlook間の連携を自動化して、手入力によるミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル追加だけでOutlookへの予定登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業による転記が不要になるため、日付や内容の入力間違い、重要な予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルをダウンロードします。 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。 その後、AI機能で読み取ったテキストから、件名や日付などの必要な情報を抽出します。 最後に、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、抽出した情報を基にイベントを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、監視の対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル名など前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。 OCR機能では、読み取り対象のファイルや、ファイル内のどの項目を抽出するかを任意でカスタマイズすることが可能です。 AI機能では、抽出したい項目（例：イベント名、日付など）をプロンプトで自由に指示し、Outlookのカレンダー登録に必要な情報を整形できます。 Outlookへのイベント登録では、件名や開始日時などの各項目に、固定値や前段のAI機能で抽出した情報を変数として設定してください。 ■注意事項
OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
顧客やクライアントからのファイルがメールで届くことが多い業務担当者 メールで受信したファイルを効率的に管理したい企業の管理者 2.OneDriveを利用している企業やチーム
OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 ファイルの一元管理やアクセス権限の管理を重要視している企業 3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのファイル管理や通知作業の手間を省きたいIT担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したい業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
AsanaとOneDriveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたAsanaのタスク管理とOneDriveのファイル管理の間のデータ転記やファイル移動の手間を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
こうした付随業務に時間を奪われなくなることで、本来注力すべきプロジェクトの推進やクリエイティブな業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」 を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：タスク完了時ではなく、ファイルが添付されたタイミングで連携できますか？
A：ファイル添付をトリガーにすることはできませんが、Asanaのタスクの更新をトリガーとし、タスクの添付ファイルとOneDrive上の同一ファイルの有無でフィルタリングすることで、同様の自動化が構築できるでしょう。「分岐」の設定方法
Q：添付ファイルだけでなく、タスクの概要やコメントも保存できますか？
A：「書類を発行する」オペレーションとOneDriveの「ファイルをアップロード」を組み合わせることで実現可能です。「書類を発行する」の設定方法
Q：Asanaのカスタムフィールドの情報を連携に利用できますか？
A：Asanaの「タスクの詳細を取得」では、カスタムフィールドも取得することができます。「取得する値」を追加する方法
