Asanaで特定プロジェクトのタスクが完了したら、添付ファイルをOneDriveにアップロードする

■概要

Asanaでタスク管理を行う中で、完了したタスクに添付されたファイルを都度OneDriveへ手動でアップロードしていませんか？この作業は単純ですが手間がかかる上に、ファイルの保存し忘れや格納先のミスといったヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローは、AsanaとOneDriveを連携させることで、タスクが完了した際に添付ファイルを自動でアップロードする仕組みを構築し、こうした定型業務の課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaで管理するタスクの完了後、OneDriveへ手作業でファイルを保存している方
• AsanaとOneDrive間のファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• プロジェクトの成果物管理を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが完了すると添付ファイルが自動でOneDriveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイルアップロードが不要になるため、保存忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」アクションを設定し、完了したタスクに添付されたファイルの情報を取得します
4. さらに、取得した情報をもとに「ファイルのダウンロードURLを取得」、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で指定することが可能です
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやアップロードする際のファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。