■概要
Google スプレッドシートで管理している案件やプロジェクトのステータスが変わるたびに、関連するOneDriveのフォルダ名を手動で変更していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、即座に該当するOneDriveのフォルダ名が自動で変更され、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとOneDriveを連携させてファイル管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダ名の変更に手間を感じ、更新漏れなどのミスをなくしたい方
- 案件やプロジェクトの進捗に合わせた、正確な情報管理体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると、自動でOneDriveのフォルダ名が変更されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ名の変更ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の整合性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveを選択し、更新された行の情報をもとに対応するフォルダを検索するアクションを設定します。
- 最後に、再度オペレーションでOneDriveを選択し、検索したフォルダ名を更新するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローを起動するきっかけとしたいスプレッドシートや、監視対象の列を任意で指定してください。
- OneDriveのオペレーション設定で、Google スプレッドシートのどの列の情報を新しいフォルダ名に反映させるかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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