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「Asanaで管理しているタスクの更新情報をTelegramに毎回手動でコピー＆ペーストして共有している…」
「プロジェクトの重要な進捗を素早く共有したいけれど、手間がかかるし、連絡漏れも心配…」
このように、AsanaとTelegramを併用する中で、情報連携の非効率さや手作業によるミスに課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaでタスクが追加されたり更新されたりした際に、その内容が自動でTelegramに通知される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放されるはずです！
チーム内の情報共有を円滑にすることで、プロジェクト業務そのものに集中できる時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとTelegramを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとTelegramのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたタスク管理とコミュニケーションの間の情報共有を自動化できます。
例えば、Asanaに新しいタスクが追加されたらTelegramの指定チャンネルに素早く通知したり、定期的に期限切れのタスクをリストアップしてリマインドしたりすることが可能になります。
結果、チーム全体の生産性向上が期待できるでしょう。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが作成されたタイミングで、タスク名や担当者、期限などの情報を自動でTelegramに通知します。
<span class="mark-yellow">チームメンバーはAsanaを開くことなく最新のタスク状況を把握でき、対応漏れや認識のズレを防ぐ</span>ことができます。
毎日や毎週など、指定したスケジュールをトリガーにして、Asana上にある期限切れのタスクを自動で抽出してTelegramに通知します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">どのタスクが遅延しているかをチーム全体で可視化でき、対応の優先順位付けやフォローアップを迅速に行える</span>ようになるため、プロジェクトの遅延防止に繋がります。
それでは、さっそく実際にAsanaとTelegramを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとTelegramの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はAsanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Telegramに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはAsanaをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAsanaを検索してください。
移行後の画面で、お持ちのアカウントに登録しているメールアドレスを入力し、［続行］をクリックしてください。
次にパスワードを入力する画面に移行するので、情報を入力しログインします。
まずは、1つ目のAsanaが接続できました。
先ほどと同様の操作でTelegramのアプリアイコンを検索し、クリックしましょう。
注釈に沿って「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
アクセストークンの詳細な発行方法はこちら。
情報入力後、[追加]をクリックしてください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Telegramに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックして、連携するアカウント情報を入力してください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、連携したアカウントから引用した情報を『候補』から選択して設定しましょう。
情報を入力した後に、Asanaでタスクを作成してください。
その後フローボットに戻り、[テスト]をクリックします。
問題ないことを確認して『完了』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
（以下の画像はアウトプット情報の取得例です。）
最後に、2つ目の「メッセージを送信」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「チャットID」に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。
「メッセージ内容」では、入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
今回は以下のように設定しました。
固定文と組み合わせることで、わかりやすい通知を作成できます。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、結果に問題がなければ『完了』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はAsanaからTelegramへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にTelegramからAsanaへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Telegramの特定のグループやチャンネルでメッセージを受信したことをトリガーに、そのメッセージ内容を基にして自動でAsanaにタスクを作成します。
この連携は、Telegramでのやり取りの中から生まれたタスク依頼などを、<span class="mark-yellow">手動で転記することなくAsanaに登録できる</span>ため、タスク化のし忘れや依頼内容の抜け漏れを防ぎます。
Telegramの投稿内容に「至急」や「要対応」といった特定のキーワードが含まれているなど、あらかじめ設定した条件に合致する投稿があった場合のみ、Asanaにタスクを自動作成します。
<span class="mark-yellow">対応が必要な重要なメッセージだけをフィルタリングしてタスク化できる</span>ため、情報の洪水の中から本当に重要な依頼を見逃すリスクが減るはずです。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaやTelegramのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Asanaのタスク情報を他のアプリケーションと同期したり、外部サービスで登録された情報をAsanaに自動で反映したりすることで、手動でのデータ入力やタスク作成の手間が不要になります。
これにより、情報の一元管理と共有が容易になり、チーム全体の生産性を向上させられるため、本来の業務に集中できる環境を実現できそうです。
Telegramをハブとした情報連携を自動化し、コミュニケーションを円滑にします。Telegramに投稿されたメッセージを他のチャットツールに転送したり、受信メッセージをリアルタイムで翻訳したり、他サービスからの通知をTelegramに集約したりすることで、情報伝達の手間を削減。
これにより、チーム内の迅速な情報共有と意思決定を促進し、業務効率を向上させられそうです。
AsanaとTelegramの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の共有やリマインド業務から解放され、ヒューマンエラーを最小限に抑えられるようになるはずです。</span>
チーム内のコミュニケーションはより迅速かつ正確になり、報告作業のような付帯業務に時間を割くことなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に実現できます。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす新しい働き方を体験してみてください！
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