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「BASEで新しい商品が登録されたけど、関係部署への連絡が漏れてしまった…」
「注文が入るたびにOutlookで手動で通知メールを作成・送信するのが本当に手間…」
このように、ネットショップ運営プラットフォームBASEと、メール・スケジュール管理ツールのOutlookをそれぞれ利用しているものの、日々の業務で両ツール間の情報連携を手作業で行っており、その非効率さやヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">BASEでの商品登録や注文発生といったイベントをトリガーに、Outlookへ自動で通知が飛ぶような仕組み</span>があれば、これらの手作業によるストレスから解放され、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、より戦略的な業務や顧客対応に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定可能で、導入にかかる手間や時間もほとんどないので、ぜひこの記事を参考に、BASEとOutlookの連携を自動化し、日々の業務をよりスムーズで効率的なものへと変えていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BASEとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BASEとOutlookのAPIを連携させることで、BASE上で発生した商品登録や注文などのイベント情報を、Outlookへ自動的に通知として送信することが可能になります。
これにより、手作業による情報伝達の手間やタイムラグ、そして何よりも入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを大幅に削減し、業務の正確性と迅速性を高めることができます。
これから、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
BASEに新しい商品情報が登録された際に、その情報を即座にOutlook経由で関係者やチームにメール通知する自動化です。この連携により、<span class="mark-yellow">新商品の情報共有が迅速かつ確実に行われ、関連部署のスムーズな業務開始をサポート</span>し、手動での連絡漏れや遅延を防ぎます。この自動化は、BASEのデータをOutlookに直接連携するシンプルな構成です。
BASEで顧客からの新しい注文が発生したタイミングで、注文内容の詳細（注文番号、商品名、顧客情報など）をOutlookから指定した担当者やチームに自動でメール通知する連携です。
この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">注文処理の迅速化、在庫確認や発送準備への即時着手、そして顧客へのタイムリーな対応</span>が可能になり、手作業による確認漏れや対応遅れのリスクを減らすことができます。
こちらもBASEの情報をOutlookへ直接的に連携するパターンです。
それでは、さっそく実際にBASEとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBASEとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBASEで商品が作成されたらOutlookに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索欄にBASEと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されますので、BASEのアカウントでログインを行いましょう。
マイアプリにBASEが表示されればマイアプリ登録完了です。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft 365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
マイアプリにOutlookが表示されていれば完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
BASEに商品が登録されたことを、自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBASEのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
BASEで商品情報を登録してから「テスト」をクリックし、実際にBASEから取得した値が以下の画面のように入力されているか確認しましょう。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
BASEで商品情報が登録・更新されたことをOutlookに通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力していきましょう。
Toには任意のメールアドレスを入力します。
続けて、CCやBCCも任意で設定しましょう。
件名には以下のように、分かりやすい内容を入力します。
本文には以下のように、取得した値から通知したいBASEの内容を入力しましょう。
入力後、「次へ」をクリックします。
メールのテスト送信を行う画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、実際に設定したメールアドレスにメールが送信されているか確認しましょう。
実際に受信できていることを確認し「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回ご紹介したテンプレート以外にも、BASEとOutlookのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
「うちでも取り入れてみたい」と感じたら、ぜひ以下のテンプレートをチェックしてみてください。
BASEとさまざまなツールを連携させることで、商品登録作業を大幅に効率化できます。
たとえば、フォームに入力された内容やOutlook・Microsoft Teamsの投稿をもとに、BASEの商品ページを自動で作成することが可能です。
また、Notionで作成されたページの情報を活用して、商品情報としてBASEに登録するといった連携も実現できます。
Outlookを活用した自動化には、受信メールをもとにさまざまな業務ツールと連携できるテンプレートが用意されています。
たとえば、Outlookで受信した内容からNotionにテンプレートページを作成したり、Typeformの回答をOutlookのタスクとして追加したりすることが可能です。
BASEとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBASEでの商品登録や注文発生に伴うOutlookへの通知作成・送信といった一連の作業をまるごと効率化し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
</span>これにより、担当者は情報共有の遅延や漏れといった心配から解放され、より迅速かつ正確に業務を進めることが可能となり、空いた時間を分析業務や顧客対応といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にBASEとOutlookを連携させる業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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