Outlookで受信したメールをもとに、Notionでテンプレートページを作成する

■概要

Outlookで受信した重要なメールを、都度Notionに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや情報の転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIがメール内容を解析しNotionへ自動でページを作成するため、情報集約の効率化とミスの防止を両立できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールを手作業でNotionに転記・管理している方
• 問い合わせや報告メールなど、定型的な内容の情報をNotionで一元管理したい方
• メールを起点としたタスク作成や情報共有のプロセスを自動化したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや重要な項目の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを埋め込んでページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。
• AI機能のオペレーションで、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を自由にカスタマイズできます。
• Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
  Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得した情報やデータの抽出結果を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。