Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する

■概要

Outlookで受信する顧客からの問い合わせなどを、都度HubSpotに手作業で登録するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、HubSpotにチケットとして登録できます。顧客対応の初動を迅速かつ正確に行う体制を構築することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した顧客からの問い合わせを手作業でHubSpotに転記している方
• HubSpotでのチケット管理において、対応漏れや入力ミスを減らしたいと考えている方
• 顧客対応プロセスを自動化し、より迅速なサービス提供を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、情報のコピー＆ペーストによる入力ミスや、重要な問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したい件名やフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文からチケット作成に必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けてチケットを作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動したいメールが格納されているフォルダのIDを任意で設定してください。
• HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットを関連付けるコンタクトのIDなどを任意で設定してください。