boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
「boardで管理している案件が増えるたびに、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作成している…」
このように、営業支援ツールboardとオンラインストレージMicrosoft SharePointを併用する中で、手作業によるデータ連携やファイル管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、boardに新しい案件が登録されたタイミングで、関連フォルダをMicrosoft SharePointに自動で作成する仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスによる混乱を防ぎます。
より重要な顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手間や時間もかからない ので、ぜひこの機会に導入して、よりスマートな案件管理体制を構築しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはboardとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
board と Microsoft SharePoint を連携してできること
boardとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報登録やファイル管理を自動化できます。
例えば、boardの案件情報をトリガーとして、Microsoft SharePointに必要なフォルダを自動で作成するといった連携が可能です。
これにより、手作業による手間やヒューマンエラーを削減し、業務の正確性とスピードを向上させます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
boardに新しい案件情報が登録されるたびに、その案件名のフォルダをMicrosoft SharePointの指定した場所に自動で作成します。
この連携はシンプルな直接連携であり、案件管理の初動を迅速化し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぐ ことで、誰でも迷わず関連資料を格納できる整理された環境を維持できます。
boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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boardに特定の案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
boardに登録された案件の中から「受注確定」や「重要」といった特定のステータスや条件に合致するものだけを抽出し、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成します。
このフローには条件分岐の処理が含まれており、本当に必要な案件のフォルダのみを管理できるため、ストレージ内が不要な情報で煩雑になるのを防ぎ 、より効率的な情報管理を実現します。
boardに特定の案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
board と Microsoft SharePoint の連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にboardとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
boardとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
boardのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
ステップ1：boardとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、boardとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
boardの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちら を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
Microsoft SharePointの場合
【注意事項】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
ステップ3：boardのトリガーアクション設定
「新しい案件が登録されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「APIキー」を入力しましょう。こちら を参考にしてくださいね。
テスト用にboardで新しく案件登録を行いましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。こちら をご覧ください。
ステップ4：Microsoft SharePointでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」を候補から選択しましょう。
「ドライブID」を候補から選択します。
「親フォルダ名」を手入力しましょう。
「親フォルダのアイテムID」を候補から選択します。
「フォルダ名」を「取得した値」（アウトプット）を用いて設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行ってください。
Microsoft SharePointにフォルダが作成されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
Microsoft SharePoint のデータを board に連携したい場合
今回はboardからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointでのアクションを起点としてboardへデータを連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、ファイル管理から顧客情報登録まで、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書などの画像・PDFファイルからOCR（光学的文字認識）機能でテキスト情報を自動で抽出し、その情報を基にboardに新しい顧客情報を作成します。
この連携により、紙やPDFで受け取った書類内容のデータ化と顧客登録作業を完全に自動化 し、手入力の手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報反映を実現します。
Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する
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フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointへの格納とboardへの案件情報の登録を自動化する
Webサイトのフォームからファイル付きの案件情報が送信されたことをトリガーに、添付ファイルをMicrosoft SharePointの指定フォルダへ自動で格納し、同時にboardに新規案件として登録します。
この連携はフォームを起点としており、リード獲得からファイル管理、案件登録までの一連のプロセスをシームレスに繋ぎ 、営業活動の初動を効率化します。
フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointへの格納とboardへの案件情報の登録を自動化する
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boardやMicrosoft SharePointを活用したその他の自動化テンプレート Yoomでは、boardとMicrosoft SharePointに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
boardとMicrosoft SharePointでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
boardを使った便利な自動化例 boardに新しい案件が登録されたら、Google DriveやBoxにフォルダを自動作成したり、Googleスプレッドシートにレコードを登録したりと、案件管理を自動化できます。
boardに案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
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boardで新しい顧客が作成されたら、Notionに追加する
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boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
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boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
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boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
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Microsoft SharePointを使った便利な自動化例 メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointに自動でアップロードしたり、DocuSignでの書類締結完了をトリガーにファイルを格納したりと、ドキュメント管理を自動化できます。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
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指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成し通知する
試してみる
まとめ
boardとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、これまで案件が発生するたびに手作業で行っていたMicrosoft SharePoint上でのフォルダ作成や情報転記といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応や提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。こちら をご覧ください。
Q：フォルダ名に使えるboardの情報は？
A：「ステップ3：boardのトリガーアクション設定」での「取得した値」（アウトプット）を使用できます。例えば、「担当者名」なども使用可能です。必要に応じて任意でフォルダ名を作成してくださいね。
Q：案件登録以外のトリガーはある？
A：案件登録以外にも「新しい顧客が作成または更新されたら」といったトリガーがあります！詳しくはこちら をご覧ください。
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