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「boardで管理している案件が増えるたびに、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作成している…」
「案件名でフォルダを作るルールだけど、たまに入力ミスや命名ゆれが発生して後から探すのが大変…」
このように、営業支援ツールboardとオンラインストレージMicrosoft SharePointを併用する中で、手作業によるデータ連携やファイル管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい案件が登録されたタイミングで、関連フォルダをMicrosoft SharePointに自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスによる混乱を防ぎます。
より重要な顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、よりスマートな案件管理体制を構築しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報登録やファイル管理を自動化できます。
例えば、boardの案件情報をトリガーとして、Microsoft SharePointに必要なフォルダを自動で作成するといった連携が可能です。
これにより、手作業による手間やヒューマンエラーを削減し、業務の正確性とスピードを向上させます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい案件情報が登録されるたびに、その案件名のフォルダをMicrosoft SharePointの指定した場所に自動で作成します。
この連携はシンプルな直接連携であり、<span class="mark-yellow">案件管理の初動を迅速化し、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぐ</span>ことで、誰でも迷わず関連資料を格納できる整理された環境を維持できます。
boardに登録された案件の中から「受注確定」や「重要」といった特定のステータスや条件に合致するものだけを抽出し、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成します。
このフローには条件分岐の処理が含まれており、<span class="mark-yellow">本当に必要な案件のフォルダのみを管理できるため、ストレージ内が不要な情報で煩雑になるのを防ぎ</span>、より効率的な情報管理を実現します。
それでは、さっそく実際にboardとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、boardとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
boardの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちらを参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
Microsoft SharePointの場合
【注意事項】
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「新しい案件が登録されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「APIキー」を入力しましょう。こちらを参考にしてくださいね。
テスト用にboardで新しく案件登録を行いましょう。
今回は例として以下のように登録しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここでは、boardに新しく案件登録した情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」を候補から選択しましょう。
「ドライブID」を候補から選択します。
「親フォルダ名」を手入力しましょう。
「親フォルダのアイテムID」を候補から選択します。
先ほど手入力した親フォルダ名を含む候補が表示されるので、該当するアイテムIDを選択してください。
「フォルダ名」を「取得した値」（アウトプット）を用いて設定しましょう。
「取得した値」(アウトプット)は変数となるため、このように設定することで新しく案件登録される度にそのデータを自動活用可能です。
例として以下のように「{{顧客名}}_{{案件名_トリガー}}」で設定しましたが、必要に応じて設定してくださいね。
設定できたら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Microsoft SharePointにフォルダが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はboardからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointでのアクションを起点としてboardへデータを連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、ファイル管理から顧客情報登録まで、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や申込書などの画像・PDFファイルからOCR（光学的文字認識）機能でテキスト情報を自動で抽出し、その情報を基にboardに新しい顧客情報を作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">紙やPDFで受け取った書類内容のデータ化と顧客登録作業を完全に自動化</span>し、手入力の手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報反映を実現します。
Webサイトのフォームからファイル付きの案件情報が送信されたことをトリガーに、添付ファイルをMicrosoft SharePointの指定フォルダへ自動で格納し、同時にboardに新規案件として登録します。
この連携はフォームを起点としており、<span class="mark-yellow">リード獲得からファイル管理、案件登録までの一連のプロセスをシームレスに繋ぎ</span>、営業活動の初動を効率化します。
Yoomでは、boardとMicrosoft SharePointに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
boardとMicrosoft SharePointでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
boardに新しい案件が登録されたら、Google DriveやBoxにフォルダを自動作成したり、Googleスプレッドシートにレコードを登録したりと、案件管理を自動化できます。
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointに自動でアップロードしたり、DocuSignでの書類締結完了をトリガーにファイルを格納したりと、ドキュメント管理を自動化できます。
boardとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで案件が発生するたびに手作業で行っていたMicrosoft SharePoint上でのフォルダ作成や情報転記といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応や提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
また、エラー時の対応方法については、こちらをご覧ください。
Q：フォルダ名に使えるboardの情報は？
A：「ステップ3：boardのトリガーアクション設定」での「取得した値」（アウトプット）を使用できます。例えば、「担当者名」なども使用可能です。必要に応じて任意でフォルダ名を作成してくださいね。
Q：案件登録以外のトリガーはある？
A：案件登録以外にも「新しい顧客が作成または更新されたら」といったトリガーがあります！詳しくはこちらをご覧ください。
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