boardに特定の案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

クラウド型案件管理ツールであるboardで案件を管理し、関連資料などをMicrosoft SharePointで保管している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じることはありませんか。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されると、自動でMicrosoft SharePointに指定のフォルダを作成します。boardとMicrosoft SharePointを連携させることで、これまで手作業で行っていた定型業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとMicrosoft SharePointを利用し、案件ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則のミスなどを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
• Microsoft SharePointとboardの連携による具体的な業務自動化の事例を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• boardに案件が登録されると自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手動での作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや、案件名の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、boardから取得した情報をもとに、後続の処理を行う条件を定めます
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardをYoomに連携する際に、ご自身の環境に合わせたAPIキーを設定してください
• 分岐機能では、boardから取得した案件情報の内容に応じて、特定の条件下でのみMicrosoft SharePointにフォルダを作成する、といった設定が可能です
• Microsoft SharePointのフォルダ作成オペレーションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意で設定できます。boardから取得した案件名をフォルダ名にすることも可能です

■注意事項

• board、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。