Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いboardに顧客を作成する

■概要

Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、都度セールスBPOツール「board」に手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類情報を自動で読み取り、boardに顧客情報を登録します。Microsoft SharePointとboardを連携させ、定型業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとboardを利用し、顧客管理を手作業で行っている方
• 書類からのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
• Microsoft SharePointとboardを連携させ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル作成をトリガーにboardへ自動で登録されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRによる自動転記で、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとboardをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Microsoft SharePointから対象のファイルをダウンロードするアクションを設定します。
5. 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。
6. 最後に、boardの「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に顧客情報を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のMicrosoft SharePointトリガーで取得した情報をもとに、処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、テキストを抽出する項目を任意で設定してください。
• boardに登録する際、顧客名や案件名などの各項目に、OCR機能で読み取ったどの情報を紐付けるかを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。