boardに案件が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

案件管理にboard、情報共有にMicrosoft SharePointを利用している環境で、案件ごとにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Microsoft SharePointへ自動で関連フォルダが作成されるため、こうした連携の手間を解消し、スムーズな情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとMicrosoft SharePointを併用し、案件ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
• boardでの案件管理とMicrosoft SharePointでの情報共有の連携を自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• boardに案件が登録されると自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます。
• フォルダ作成が自動化されることで作成漏れや命名ミスを防ぎ、boardと連携したMicrosoft SharePointでの案件管理を標準化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成先のサイトを指定し、フォルダ名にboardから取得した案件名などの情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardをYoomと連携する際に、ご利用の環境に応じたAPIキーを設定してください。
• Microsoft SharePointのオペレーションでは、フォルダの作成先となるサイトや親フォルダを任意に指定できます。また、フォルダ名にはboardから取得した案件情報だけでなく、日付などの固定値を組み合わせることも可能です。

■注意事項

• board、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。