フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointへの格納とboardへの案件情報の登録を自動化する

■概要

フォームで受け取ったファイルの管理や案件情報の入力は、手作業で行っていませんか。特に、Microsoft SharePointへのファイル格納とboardへの情報転記を個別に行うのは手間がかかり、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローは、フォームが送信されるだけでこれら一連の作業を自動化し、Microsoft SharePointとboardを活用した案件管理を円滑に進めることで、手作業による負担の軽減に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとboardを併用し、案件管理を手作業で行っている方
• フォームで受け付けた添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納している担当者の方
• boardへの案件登録を自動化し、入力漏れやミスのリスクをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、Microsoft SharePointへのファイル格納とboardへの案件登録が自動で実行されるため、手作業の時間を削減します。
• 手作業によるファイルの格納ミスや、案件情報の転記漏れ・入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、案件情報を受け付けるためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションでフォームから送信されたファイルを指定の場所に格納します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、アップロードされたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションで、フォームやOCRで取得した情報を基に案件を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで作成するフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定・変更が可能です。
• Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名は、固定の値だけでなくフォームで取得した情報などを変数として設定できます。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの種類や、テキストとして抽出したい箇所の範囲を任意で指定することが可能です。
• boardに登録する案件情報は、フォームの内容やOCRで抽出したテキストなど、前段のオペレーションで取得した情報を変数として柔軟に設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。