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「ClickUpで新しいタスクを作成するたびに、関係者にGmailで通知している」
「タスクの更新状況を手動でメール連絡しており、手間がかかるし、連絡漏れも心配…」
このように、多機能なプロジェクト管理ツールであるClickUpと、ビジネスコミュニケーションに不可欠なGmailを使いながらも、両者間の情報連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ClickUpのタスク作成や更新といったアクションをトリガーに、Gmailで関連情報を自動的に通知する仕組み</span>があれば、これらの手作業による手間や共有漏れといった悩みから解放され、チーム全体のコミュニケーションを円滑にし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ClickUpとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ClickUpとGmailのAPIを連携すれば、ClickUpでのタスクの作成や更新といったアクションをきっかけに、Gmailで通知メールを自動送信することが可能になります。
これにより、手作業での情報共有の手間をなくし、チーム内での迅速かつ正確な情報伝達を実現できます。気になる自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ClickUpに新しいタスクが作成されると、<span class="mark-yellow">タスク名や担当者、期限などの情報を記載したメールを、指定した宛先にGmailから自動で送信</span>します。この連携により、関係者へのタスク割り当ての共有漏れを防ぎ、リアルタイムでの情報伝達が可能になるため、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。
ClickUp上のタスクのステータス変更やコメント追加など、何らかの更新があった場合に、<span class="mark-yellow">その更新内容をGmailで関係者に自動で通知</span>します。
これにより、チームメンバーは常に最新の進捗状況を把握でき、手動での報告作業をなくし、コミュニケーションの齟齬や確認の手間を削減できます。
それでは、さっそく実際にClickUpとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでClickUpとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ClickUp／Gmail
[Yoomとは]
今回は「ClickUpで新しいタスクが作成されたら、Gmailで通知メールを送信するフロー」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「タスクが作成されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの設定をしていきましょう。
「team_id」は入力欄をクリックすると候補が表示されますので、その中から選択します。
入力が完了したら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
※アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。
問題なければ「次へ」をクリックして進みましょう。
次に、トリガーとなるアクションを実行してテストをしてみましょう。
今回は、以下のようなタスクを作成してみました。
テストが成功したら、値が取得されます。この取得した値は後のフローで使用します。
設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「タスクを取得」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「task_id」は入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、その中から選択します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
メール内容を設定します。
「From」については、連携したアカウントから送信したい場合は未入力で問題ありません。
「To」に送信先を入力しましょう。
その他の項目も必要であれば入力してください。
「件名」は今回は取得した値からタスク名を選択しました。
手動で任意の件名を入力することもできます。
本文も入力していきましょう。
取得した値から、任意の項目を選択できます。
入力できたら「次へ」をクリックして進みます。
送信される内容が出力されます。
表示されている内容で問題なければ、テストを実行してみましょう。
テストに成功すると、設定したメール宛に以下のように通知が届きます。
保存をクリックしてアクション設定が完了です。
エラー表示があった場合は、こちらを確認してください。
お疲れさまでした！設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はClickUpからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからClickUpへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。メールでの依頼や問い合わせを起点としたタスク管理の自動化に繋がり、対応漏れ防止や業務の迅速化に貢献します。
特定のキーワード（例えば「問い合わせ」「見積依頼」など）を含むメールをGmailで受信した際に、<span class="mark-yellow">メールの件名や本文から必要な情報を抽出し、ClickUpに新しいタスクを自動で作成</span>します。
この仕組みにより、重要なメールを見逃すことなくスピーディーにタスク化し、担当者への割り当ても自動で行えるため、顧客対応のスピードと質を向上させます。
Gmailで名刺画像の添付ファイルを受け取った際に、<span class="mark-yellow">OCR機能で画像から氏名や会社名、連絡先などのテキスト情報を自動で読み取り、ClickUpにフォローアップタスクを作成</span>します。
イベント後などに発生する大量の名刺情報の入力作業を自動化し、リード情報を迅速にタスクとして管理できるため、営業活動の効率を大幅に高めます。
Yoomでは、ClickUpとGmailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ClickUpとGmailでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
HubSpotやGoogleフォームから回答が送信されたら、その内容をもとにClickUpにタスクを自動で作成できます。
また、ClickUpで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録したり、タスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新したりできます。
さらに、タスクの情報をGoogle スプレッドシートに追加するなど、プロジェクト管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
Gmailで受信したメールを転送してSlackに通知したり、Googleフォームの回答をもとにGoogleカレンダーに予定を追加してメールを送ったりできます。
また、Salesforceのリード情報から定型メールを送信したり、Googleフォームの内容をもとにGeminiで文章を生成して自動返信することも可能です。
さらに、Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、事業者の登録有無を確認してSlackに通知するなど、メール業務を効率化できます。
ClickUpとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの作成・更新に関する通知や情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーは常に最新の情報を正確に把握でき、報告や確認作業に時間を費やすことなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知メールの送信元（From）アドレスは変更できますか？
A：はい、送信元として設定したメールアドレスが、マイアプリ連携したメールアドレス以外場合は、入力欄に任意のメールアドレスを直接入力することで設定できます。
Q：特定の条件を満たすタスクだけ通知できますか？
A：はい、Team IDやSpace IDなどを任意で指定することで、通知内容の絞り込みが可能です。
Q：ClickUpのカスタムフィールドも通知内容に含められますか？
A：はい、可能です。
タスクを取得するアクションでカスタムフィールドの内容も取得する値に追加しておくことで、メールの送信アクションの設定時にカスタムフィールドの内容も選択できるようになります。
取得する値の追加方法についてはこちらを確認してください。
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