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■概要
ClickUpで新しいタスクが作成された際、関係者への連絡を都度Gmailで行うことに手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでのタスク作成をトリガーに、Gmailでの通知メール送信を自動化できます。ClickUpとGmailをスムーズに連携させることで、タスク管理におけるコミュニケーションコストを削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
「ClickUpで新しいタスクを作成するたびに、関係者にGmailで通知している」
「タスクの更新状況を手動でメール連絡しており、手間がかかるし、連絡漏れも心配…」
このように、多機能なプロジェクト管理ツールであるClickUpと、ビジネスコミュニケーションに不可欠なGmailを使いながらも、両者間の情報連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？
もし、ClickUpのタスク作成や更新といったアクションをトリガーに、Gmailで関連情報を自動的に通知する仕組みがあれば、これらの手作業による手間や共有漏れといった悩みから解放され、チーム全体のコミュニケーションを円滑にし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
YoomにはClickUpとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
ClickUpで新しいタスクが作成された際、関係者への連絡を都度Gmailで行うことに手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでのタスク作成をトリガーに、Gmailでの通知メール送信を自動化できます。ClickUpとGmailをスムーズに連携させることで、タスク管理におけるコミュニケーションコストを削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ClickUpとGmailのAPIを連携すれば、ClickUpでのタスクの作成や更新といったアクションをきっかけに、Gmailで通知メールを自動送信することが可能になります。
これにより、手作業での情報共有の手間をなくし、チーム内での迅速かつ正確な情報伝達を実現できます。気になる自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ClickUpに新しいタスクが作成されると、タスク名や担当者、期限などの情報を記載したメールを、指定した宛先にGmailから自動で送信します。この連携により、関係者へのタスク割り当ての共有漏れを防ぎ、リアルタイムでの情報伝達が可能になるため、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。
■概要
ClickUpで新しいタスクが作成された際、関係者への連絡を都度Gmailで行うことに手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでのタスク作成をトリガーに、Gmailでの通知メール送信を自動化できます。ClickUpとGmailをスムーズに連携させることで、タスク管理におけるコミュニケーションコストを削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ClickUp上のタスクのステータス変更やコメント追加など、何らかの更新があった場合に、その更新内容をGmailで関係者に自動で通知します。
これにより、チームメンバーは常に最新の進捗状況を把握でき、手動での報告作業をなくし、コミュニケーションの齟齬や確認の手間を削減できます。
■概要
プロジェクト管理ツールClickUpでのタスク更新時、関係者への連絡を都度Gmailで手動作成していませんか？この作業は頻繁に発生するため手間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ClickUpとGmailの連携を自動化し、タスクが更新されると即座に関連情報を記載した通知メールを送信できるため、連絡業務の効率化と確実性の向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
それでは、さっそく実際にClickUpとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでClickUpとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ClickUp／Gmail
[Yoomとは]
今回は「ClickUpで新しいタスクが作成されたら、Gmailで通知メールを送信するフロー」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
ClickUpで新しいタスクが作成された際、関係者への連絡を都度Gmailで行うことに手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでのタスク作成をトリガーに、Gmailでの通知メール送信を自動化できます。ClickUpとGmailをスムーズに連携させることで、タスク管理におけるコミュニケーションコストを削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
ClickUpで新しいタスクが作成された際、関係者への連絡を都度Gmailで行うことに手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでのタスク作成をトリガーに、Gmailでの通知メール送信を自動化できます。ClickUpとGmailをスムーズに連携させることで、タスク管理におけるコミュニケーションコストを削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「タスクが作成されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの設定をしていきましょう。
「team_id」は入力欄をクリックすると候補が表示されますので、その中から選択します。
入力が完了したら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
※アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。
問題なければ「次へ」をクリックして進みましょう。
次に、トリガーとなるアクションを実行してテストをしてみましょう。
今回は、以下のようなタスクを作成してみました。
テストが成功したら、値が取得されます。この取得した値は後のフローで使用します。
設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「タスクを取得」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「task_id」は入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、その中から選択します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
メール内容を設定します。
「From」については、連携したアカウントから送信したい場合は未入力で問題ありません。
「To」に送信先を入力しましょう。
その他の項目も必要であれば入力してください。
「件名」は今回は取得した値からタスク名を選択しました。
手動で任意の件名を入力することもできます。
本文も入力していきましょう。
取得した値から、任意の項目を選択できます。
入力できたら「次へ」をクリックして進みます。
送信される内容が出力されます。
表示されている内容で問題なければ、テストを実行してみましょう。
テストに成功すると、設定したメール宛に以下のように通知が届きます。
保存をクリックしてアクション設定が完了です。
エラー表示があった場合は、こちらを確認してください。
お疲れさまでした！設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はClickUpからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからClickUpへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。メールでの依頼や問い合わせを起点としたタスク管理の自動化に繋がり、対応漏れ防止や業務の迅速化に貢献します。
特定のキーワード（例えば「問い合わせ」「見積依頼」など）を含むメールをGmailで受信した際に、メールの件名や本文から必要な情報を抽出し、ClickUpに新しいタスクを自動で作成します。
この仕組みにより、重要なメールを見逃すことなくスピーディーにタスク化し、担当者への割り当ても自動で行えるため、顧客対応のスピードと質を向上させます。
■概要
Gmailで受け取った特定のメールを、都度ClickUpにタスクとして登録する作業に手間を感じていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけにClickUpのタスク作成を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
Gmailで名刺画像の添付ファイルを受け取った際に、OCR機能で画像から氏名や会社名、連絡先などのテキスト情報を自動で読み取り、ClickUpにフォローアップタスクを作成します。
イベント後などに発生する大量の名刺情報の入力作業を自動化し、リード情報を迅速にタスクとして管理できるため、営業活動の効率を大幅に高めます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報を、一枚ずつ手作業で入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴い、迅速なフォローアップの妨げになることがあります。このワークフローを活用すれば、名刺の画像を添付したメールをGmailで受信するだけで、AI-OCRが情報を自動で読み取りClickUpにタスクを作成します。名刺管理からフォローアップのタスク化までを自動化し、営業活動のスピードと質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
Yoomでは、ClickUpとGmailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ClickUpとGmailでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
HubSpotやGoogleフォームから回答が送信されたら、その内容をもとにClickUpにタスクを自動で作成できます。
また、ClickUpで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録したり、タスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新したりできます。
さらに、タスクの情報をGoogle スプレッドシートに追加するなど、プロジェクト管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
■概要
ClickUpで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.ClickUpを活用してタスク管理を行う方
・タスクへの担当者の振り分けに活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム内での予定の共有に有効的なツールです。
ClickUpで管理するタスクの期日をGaroonに登録し確実にタスク消化を行うことで、業務進行をスムーズに行います。
しかし、ClickUpで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手入力するのは手間がかかり、作業効率を低下させる可能性があります。
チーム全体の業務進行を円滑にしたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローはClickUpで登録されたタスク情報をGaroonに自動で登録するため、手入力による手間を省き、ミスや漏れを未然に防ぐことができます。
手作業を省くことでチーム全体が課題解決に集中できるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットをタスクの進捗状況の管理に使用している担当者
・顧客の情報を一元管理している方
2.ClickUpを活用してタスク管理を行う方
・タスクへの担当者の振り分けに活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客満足度を向上させるために活用できるツールです。
ClickUpで管理をしているタスクと顧客情報を関連づけて管理することで対応速度をあげ、一層顧客対応を充実させることができます。
しかし、ClickUpのタスクが完了したらZendeskに毎回手作業で反映させるのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このフローを使用すると、ClickUpのタスク完了を自動でZendeskに反映するため、手作業を省きヒューマンエラーや漏れを防ぐことにつながります。
手作業の時間を短縮しチーム全体がコア業務に集中することで、業務効率の向上が期待できます。
■注意事項
・ Zendesk、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
ClickUpでタスク管理を行う際、進捗状況の集計や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加できます。二重入力の手間をなくし、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、ClickUpにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotのフォーム送信をトリガーにして、ClickUpにタスクを自動作成し、迅速にリードのフォローアップを行いたいチーム
・フォーム送信内容を基に営業活動を円滑に進めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・HubSpotのサポートフォームが送信された際に、ClickUpにタスクを作成し、迅速にサポート対応を開始したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotのキャンペーンフォーム送信をトリガーにして、ClickUpにタスクを作成し、キャンペーンのフォローアップやアクションアイテムを管理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・HubSpotのプロジェクト関連フォームが送信された際に、ClickUpにタスクを作成し、プロジェクト管理を効率化したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotのフォーム送信情報をClickUpにタスクとして反映させ、情報管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotに送信されたフォーム情報を活用し、ClickUpでタスクを体系的に管理することができます。
・チームのコラボレーション強化とタスク管理の強化により、より効果的な業務進行が期待できます。
■注意事項
・HubSpot、ClickUpのそれぞれとYoomを連携させてください。
Gmailで受信したメールを転送してSlackに通知したり、Googleフォームの回答をもとにGoogleカレンダーに予定を追加してメールを送ったりできます。
また、Salesforceのリード情報から定型メールを送信したり、Googleフォームの内容をもとにGeminiで文章を生成して自動返信することも可能です。
さらに、Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、事業者の登録有無を確認してSlackに通知するなど、メール業務を効率化できます。
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートへの返信は、迅速な対応が求められる一方で手間や時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をもとにGeminiが文章を生成し、Gmailでメールを送信する流れを自動化できます。
手作業による返信対応の手間を省き、迅速かつ丁寧な顧客コミュニケーションを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しメールを送るフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
※フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
■概要
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとChatworkを業務で使用している方
・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方
・Chatworkでの通知を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。
・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。
・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。
・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用して請求書の確認や管理を行っている方
・請求書の確認作業を効率化し、ミスを減らしたいと考える方
2.適格請求書発行事業者公表システムで登録番号の確認を行うことが多い方
・受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を確認するのに手間を感じている方
3.Slackをコミュニケーションツールとして利用している方
・Slackを日常的に使っていて、重要な通知を見逃したくない方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録確認を自動化することで、多くの手間を削減できるというメリットを享受できます。
これにより、手動での確認作業が不要になり、重要な業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、適格請求書発行事業者公表システムによる確認結果をSlackに自動通知することで、チーム全体への共有が迅速に行えます。
各メンバーが最新情報をすぐに把握できるため、対応スピードが向上し、業務の効率化が図れます。
ClickUpとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスクの作成・更新に関する通知や情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーによる伝達漏れを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーは常に最新の情報を正確に把握でき、報告や確認作業に時間を費やすことなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知メールの送信元（From）アドレスは変更できますか？
A：はい、送信元として設定したメールアドレスが、マイアプリ連携したメールアドレス以外場合は、入力欄に任意のメールアドレスを直接入力することで設定できます。
Q：特定の条件を満たすタスクだけ通知できますか？
A：はい、Team IDやSpace IDなどを任意で指定することで、通知内容の絞り込みが可能です。
Q：ClickUpのカスタムフィールドも通知内容に含められますか？
A：はい、可能です。
タスクを取得するアクションでカスタムフィールドの内容も取得する値に追加しておくことで、メールの送信アクションの設定時にカスタムフィールドの内容も選択できるようになります。
取得する値の追加方法についてはこちらを確認してください。
