ClickUpで新しいタスクが作成されたら、Gmailで通知メールを送信する

■概要

ClickUpで新しいタスクが作成された際、関係者への連絡を都度Gmailで行うことに手間を感じていませんか？手作業での通知は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでのタスク作成をトリガーに、Gmailでの通知メール送信を自動化できます。ClickUpとGmailをスムーズに連携させることで、タスク管理におけるコミュニケーションコストを削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ClickUpで管理するタスクの更新を、関係者にGmailで都度手動で連絡している方
• ClickUpとGmailを連携させ、タスクに関する重要な通知の漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• プロジェクト管理における定型的な連絡業務を自動化し、生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ClickUpへのタスク登録だけでGmailでの通知が自動で完了するため、これまでメール作成に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業での連絡による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を本文に含めて指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ClickUpのトリガー設定では、通知の対象とするTeam IDやSpace IDなどを任意で設定し、特定のプロジェクトやチームでタスクが作成された場合のみワークフローを起動させることが可能です
• Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したタスク名や担当者といった情報を変数として埋め込むことも可能です

■ 注意事項

• ClickUpとGmailのそれぞれをYoomと連携してください。