ClickUpでタスクが更新されたら、Gmailで通知メールを送信する

■概要

プロジェクト管理ツールClickUpでのタスク更新時、関係者への連絡を都度Gmailで手動作成していませんか？この作業は頻繁に発生するため手間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ClickUpとGmailの連携を自動化し、タスクが更新されると即座に関連情報を記載した通知メールを送信できるため、連絡業務の効率化と確実性の向上が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ClickUpを主に利用し、タスクの更新状況をGmailで共有しているプロジェクトマネージャーの方
• ClickUpとGmailを連携させ、タスクの進捗管理や情報共有を効率化したいと考えている方
• 手作業での通知業務による連絡漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ClickUpでタスクが更新されると、指定した内容のメールがGmailから自動で送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます。
• 手作業による情報伝達で起こりがちな、通知の遅延や送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、更新されたタスクの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を記載した通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ClickUpのトリガー設定では、通知の対象としたいTeam IDやSpace IDなどを任意で指定し、特定の範囲のタスク更新のみを検知するように設定が可能です。
• Gmailのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文には固定のテキストだけでなく、前のオペレーションで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

■ 注意事項

• ClickUpとGmailのそれぞれをYoomと連携してください。