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「Dropboxに新しいファイルが格納されるたびに、boardに情報を転記している…」
「手入力だと時間がかかる…」
このように、手作業によるデータ連携に非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加され次第、その内容を自動で読み取ってboardに登録できる仕組み</span>があれば、こうした日々の作業から解放されるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
手間や時間をかけずに業務の正確性とスピードを向上させることが可能ですので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Dropboxとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとboardのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルからの情報転記といった定型業務を自動化できます。
この連携は、データ入力にかかる時間を削減するだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることにも繋がります。
Dropboxにファイルが追加されると、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、顧客情報としてboardに登録します。
<span class="mark-yellow">データ入力の工数を削減し、転記ミスを防止</span>することが可能です。
ファイル名や格納先フォルダといった条件に基づいて処理を実行できます。
<span class="mark-yellow">より効率的で柔軟な顧客管理を実現</span>します。
それでは、実際にDropboxとboardを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／board
[Yoomとは]
今回は「Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Dropbox
次は、boardの連携です。
boardを検索・選択後、「アカウント名」「アクセストークン」を入力します。
「アカウント名」は任意の名称を入力し、「アクセストークン」はboard開発者用API設定から取得可能です。
入力後、「追加」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は手動で入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OCRで顧客情報を読み取るにあたって、Dropboxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、API接続設定です。
「フォルダのパス」を手動で入力し、「ファイル名」は取得した値から選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
※業務委託契約書など、「会社略称名」の記載がない場合は、OCRが「乙」といった文字を読み取ることがあります。
なお、「会社略称名」はboardに顧客登録する際、必須となる項目ですので、上記のとおり「抽出したい項目」に指定したまま、自動登録後にboard側で情報の確認・修正をしてください。
ファイルから抽出したテキストを使って、boardに顧客登録するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「顧客の登録」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「APIキー」を手動で入力し、「顧客名」「顧客略称名」は取得した値から選択します。
「デフォルト支払条件ID」を、支払条件一覧で確認し、手動で入力してください。
テストを実行し、boardに顧客登録されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はDropboxからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
boardへの顧客登録をトリガーとして、<span class="mark-yellow">顧客名のフォルダをDropboxに自動で作成します。
フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、管理体制を統一</span>できます。
顧客の属性に応じてフォルダ作成の要否を自動で判断し、<span class="mark-yellow">必要な顧客のフォルダだけを作成できます。
より効率的なファイル管理を実現</span>します。
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやboardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルが作成されたら通知したり、特定のツールに自動送信してチームに共有したりすることが可能です。
また、メールやフォームで受信した画像をアップロードすることもできます。
これにより、手作業によるファイル操作やデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。
新しい案件が登録されたらデータベースにレコードを追加したり、新しい顧客が作成されたらチャットツールに通知したりします。
また、他ツールの情報をもとに案件情報を更新することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間をなくし、営業活動を効率化します。
Dropboxとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">転記作業などの手間をなくし、ヒューマンエラーの発生を防げます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、空いた時間を顧客フォローや新しい提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、簡単に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの書類も読み取れますか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
Q：一つのファイルから複数の情報を抽出して登録できますか？
A：はい、できます。
「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、住所や電話番号、適格請求書発行事業者の登録番号など、boardの項目にあわせて指定いただくことで、複数の情報を抽出できます。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処すればよいですか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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