Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
・請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
・Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Dropboxに新しいファイルが格納されるたびに、boardに情報を転記している…」
「手入力だと時間がかかる…」
このように、手作業によるデータ連携に非効率さを感じていませんか？
もし、Dropboxにファイルが追加され次第、その内容を自動で読み取ってboardに登録できる仕組みがあれば、こうした日々の作業から解放されるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
手間や時間をかけずに業務の正確性とスピードを向上させることが可能ですので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxとboardを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
・請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
・Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxとboardを連携してできること
DropboxとboardのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルからの情報転記といった定型業務を自動化できます。
この連携は、データ入力にかかる時間を削減するだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることにも繋がります。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
Dropboxにファイルが追加されると、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、顧客情報としてboardに登録します。
データ入力の工数を削減し、転記ミスを防止することが可能です。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
・請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
・Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
ファイル名や格納先フォルダといった条件に基づいて処理を実行できます。
より効率的で柔軟な顧客管理を実現します。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
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■概要
Dropboxに保管された申込書や請求書などのファイルから、手作業でboardへ顧客情報を入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした手入力による手間や転記ミスといった課題を解決するために設計されました。Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに格納したファイルからboardへ手作業で情報を転記している方
・ファイル管理と顧客管理のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
・手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニ以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxとboardの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にDropboxとboardを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／board
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
- Dropboxとboardのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定とboardのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
・請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
・Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Dropboxとboardのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Dropbox
次は、boardの連携です。
boardを検索・選択後、「アカウント名」「アクセストークン」を入力します。
「アカウント名」は任意の名称を入力し、「アクセストークン」はboard開発者用API設定から取得可能です。
入力後、「追加」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
・請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
・Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「対象のフォルダのパス」「ファイル名」は手動で入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるファイルの作成が必要です。
以下のように、Dropboxにファイルをアップロードしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
OCRで顧客情報を読み取るにあたって、Dropboxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、API接続設定です。
「フォルダのパス」を手動で入力し、「ファイル名」は取得した値から選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
- OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。
次に、詳細設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
※業務委託契約書など、「会社略称名」の記載がない場合は、OCRが「乙」といった文字を読み取ることがあります。
なお、「会社略称名」はboardに顧客登録する際、必須となる項目ですので、上記のとおり「抽出したい項目」に指定したまま、自動登録後にboard側で情報の確認・修正をしてください。
ステップ6：boardのアクション設定
ファイルから抽出したテキストを使って、boardに顧客登録するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「顧客の登録」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「APIキー」を手動で入力し、「顧客名」「顧客略称名」は取得した値から選択します。
「デフォルト支払条件ID」を、支払条件一覧で確認し、手動で入力してください。
テストを実行し、boardに顧客登録されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
boardのデータをDropboxに連携したい場合
今回はDropboxからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
boardへの顧客登録をトリガーとして、顧客名のフォルダをDropboxに自動で作成します。
フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、管理体制を統一できます。
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
・Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
・顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
顧客の属性に応じてフォルダ作成の要否を自動で判断し、必要な顧客のフォルダだけを作成できます。
より効率的なファイル管理を実現します。
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
クラウド型業務システム「board」で管理している顧客情報をもとに、「Dropbox」へ手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardとDropboxを連携し、boardで特定の条件を満たす顧客が登録された際に、Dropboxに自動でフォルダを作成する業務フローを構築します。定型的なフォルダ作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとDropboxを併用しており、手作業での顧客フォルダ作成に手間を感じている方
・boardへの登録情報をトリガーに、Dropboxでのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
・顧客管理における手作業を削減し、業務の標準化とヒューマンエラーの防止を目指す方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
Dropboxやboardを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやboardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Dropboxを使った便利な自動化例
ファイルが作成されたら通知したり、特定のツールに自動送信してチームに共有したりすることが可能です。
また、メールやフォームで受信した画像をアップロードすることもできます。
これにより、手作業によるファイル操作やデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Dropboxにファイルが追加されたら、OCRで読み取りTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でTrelloにタスクを作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル追加をトリガーとして、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その情報を基にTrelloのカードを自動で作成できます。
DropboxとTrelloを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の業務を自動化し、作業効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに保存されたファイルの内容を手作業でTrelloに転記している方
・DropboxとTrelloを連携させ、請求書や申込書の管理業務を効率化したい方
・OCR機能を活用して書類の情報をデータ化し、タスク管理を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Dropbox、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像の圧縮を効率化したい方
・日常的に画像圧縮を行っているが、手動のため手間がかかると感じている方
・様々なフォーマットの画像を日々扱っており、効率的な圧縮手段を探している方
2.クラウドストレージとしてDropBoxを利用している方
・Dropboxを活用してファイルを一元管理しているが、手動でアップロードする作業に時間を取られている方
・大量の画像をスムーズにクラウドに保存したいと考えている方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
boardを使った自動化例
新しい案件が登録されたらデータベースにレコードを追加したり、新しい顧客が作成されたらチャットツールに通知したりします。
また、他ツールの情報をもとに案件情報を更新することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間をなくし、営業活動を効率化します。
HubSpotの取引情報が更新されたら、boardの案件情報を更新する
試してみる
HubSpotの取引情報が更新されたら、boardの案件情報も更新するフローです。
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
boardに案件が登録されたら、Google Chatに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
まとめ
Dropboxとboardの連携を自動化することで、転記作業などの手間をなくし、ヒューマンエラーの発生を防げます。
これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、空いた時間を顧客フォローや新しい提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、簡単に業務フローを構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：手書き文字や複雑なレイアウトの書類も読み取れますか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
Q：一つのファイルから複数の情報を抽出して登録できますか？
A：はい、できます。
「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、住所や電話番号、適格請求書発行事業者の登録番号など、boardの項目にあわせて指定いただくことで、複数の情報を抽出できます。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処すればよいですか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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