Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

■概要

Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
• 請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
• Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが保存されると、boardへ自動で顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報をもとに顧客情報を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「OCRで文字を抽出」オペレーションでは、読み取ったファイルの中からどのテキスト情報を抽出するかを設定します。例えば、請求書から「会社名」「請求金額」などを指定して抽出できます
• boardの「顧客の登録」オペレーションでは、OCRで抽出した情報をboardのどの項目に登録するかを紐付けます。「会社名」の情報を「顧客名」のフィールドに追加するなど、自由に設定してください

■注意事項‍

• DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。