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「DropboxとMicrosoft SharePointの両方を使っていて、ファイルの同期が面倒…」
「Dropboxにアップロードしたファイルを、SharePointにも手作業で登録していて二度手間になっている…」
このように、複数のクラウドストレージ間での手作業によるファイル連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加されたら、自動的にMicrosoft SharePointの指定フォルダにも同じファイルが格納される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい繰り返し作業から解放されます。
本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとMicrosoft SharePointのAPIを連携すれば、一方のストレージに追加されたファイルをもう一方のストレージに自動で格納するなど、手作業で行っていたファイル管理業務を自動化できます。
これにより、ファイルの二重管理の手間やアップロード漏れなどのヒューマンエラーをなくし、チーム全体の業務効率を向上させることが期待できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加されるたびに、手動でMicrosoft SharePointにもアップロードする手間を解消します。
<span class="mark-yellow">ファイルの二重管理やアップロード漏れを防ぎ、常に最新の状態を保つ</span>この連携は、特定のアプリのデータを別のアプリに直接連携するシンプルな構成です。
Dropboxに格納された請求書や領収書などの画像ファイルから、OCR機能でテキスト情報を自動で抽出し、そのテキストデータと元のファイルをセットでMicrosoft SharePointに格納可能です。
<span class="mark-yellow">手作業での文字起こしやデータ入力の手間を排除し、検索性の高いファイル管理を実現</span>します。
この自動化は、AIによるデータ抽出処理を含む応用的な連携パターンです。
それでは、さっそく実際にDropboxとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとMicrosoft SharePointの連携を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回はDropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Dropboxの場合
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Dropboxを検索して選択しましょう。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「続行」を選択します。
「マイアプリ」にDropboxが表示されていれば連携完了です！
Microsoft SharePointの場合
【注意事項】
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Dropboxの特定のフォルダ内でファイルの作成または更新を行っていない方はこのタイミングで行いましょう。
今回は例として「test」フォルダ内にある「test1」というフォルダに「テスト用書類.xlsx」を作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「対象のフォルダのパス」を設定しましょう。
「test」フォルダ内の「test1」というフォルダに「テスト用書類.xlsx」があるので、以下のように設定しました！
「ファイル名」を注釈に沿って設定します。
以下は例として設定しているので、必要に応じてキーワードを設定してくださいね。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルをダウンロード」を選択します。
【注意】
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダのパス」を設定します。
「ファイル名」を設定しましょう。
「取得した値」は変数となるため、Dropboxの特定フォルダ内でファイルが作成または更新される度に情報が更新されます！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「ファイルをアップロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「サイトID」を候補から選択しましょう。
同様に「ドライブID」を候補から選択します。
「格納先フォルダ名」を注釈に沿って設定します。
「格納先フォルダのアイテムID」を候補から選択しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から設定しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」が以下の画像のように設定されていることを確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はDropboxからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointの特定のフォルダにファイルが追加された際に、自動でDropboxにも同じファイルを格納可能です。<span class="mark-yellow">
チームや部署ごとに異なるストレージツールを利用している場合でも、手動でのファイル共有の手間を省き、情報共有の漏れを防ぎます。</span>
Microsoft SharePointにアップロードされた契約書や申込書などのファイルから、OCRで自動でテキスト情報を読み取り、その結果と元のファイルをDropboxに格納します。<span class="mark-yellow">
手作業でのデータ入力作業をなくし、書類のデジタル化とデータ活用を同時に推進</span>可能です。
Yoomでは、DropboxとMicrosoft SharePointに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
DropboxとMicrosoft SharePointでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取ってMicrosoft Teamsに通知したり、請求書をLINE WORKSに通知したりできます。
また、音声データを文字起こししてGoogleドキュメントに追加したり、OCRで読み取った内容を要約してRedditに投稿したりと、ファイル管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
さらに、新しいファイルが保存されたらLINEで通知することも可能です。
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成できます。
また、DocuSignで締結が完了したファイルや、Gmail、Googleフォームで受信したファイルをSharePointに自動でアップロードすることも可能です。
メールで届いたファイルをSharePointにアップロードした際に、Microsoft Teamsに通知を送るなど、ファイル管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
DropboxとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル同期の手間を削減し、アップロード漏れやバージョン管理のミスといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者はファイル管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：双方向での同期設定は可能ですか？
A：可能です！「 Microsoft SharePointのデータをDropboxに連携したい場合」でご紹介したように、Microsoft SharePointからDropbox方向へのテンプレートを用いたり、新たにフローボットを作成したりすることで実現できます。
Q：特定のファイル形式で連携を絞れますか？
A：可能です！トリガーであるDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」で、「ファイル名」を特定のファイル形式に設定しましょう。
例えばPDFファイルが作成・更新されたときに絞りたい場合は、「ファイル名」に「.pdf」と設定してください。
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