Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Dropboxにも自動でファイルを格納する

■概要

Microsoft SharePointとDropbox間でファイルを頻繁にやり取りする際、手作業でのアップロードやダウンロードは手間がかかり、時には漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成された際に、自動でDropboxの指定フォルダへファイルが格納されるため、これらの課題を解消し、ファイル管理の効率化が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとDropbox間で、頻繁にファイルの同期作業を行っている方
• 手作業によるファイル転送での時間ロスや、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• 複数のストレージサービス間でのファイル管理を、よりスムーズに行いたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、Dropboxへ自動でファイルが格納されるため、手作業でのファイル転送にかかる時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が行われるため、ファイルのアップロード漏れや誤ったファイルへの上書きといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かで後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定において、監視対象とするフォルダを任意で指定してください。
• Dropboxのファイルアップロード設定において、ファイルを格納する先のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924