■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書を、手作業で内容を確認しながらMicrosoft SharePointへ転記・格納していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル追加をきっかけに、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft SharePointへのファイル格納までの一連の流れを自動化できます。Microsoft SharePointとDropboxの連携を効率化し、手作業によるファイル管理業務を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft SharePoint間で、手作業でのファイル移動や転記を行っている方
- Dropboxにアップロードされた請求書などの内容を、効率的にデータ化したいと考えている方
- クラウドストレージ間のファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加後、OCRでの読み取りからMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、手作業での転記やファイル移動にかかる時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるファイルの格納漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft SharePointをYoomに連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルを読み取り、テキストを抽出します
- 書類発行機能を設定し、OCRで抽出したテキスト情報をもとにGoogle スプレッドシートで書類を発行します
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを2つ設定し、元のファイルとOCR結果をまとめた書類をそれぞれ格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- Dropboxのオペレーションでは、ファイル名などに固定値のほか、前段のフローで取得した情報を動的に設定することが可能です
- OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタマイズできます
- 書類発行機能では、元となるGoogle スプレッドシートの雛形を任意に設定し、抽出したテキストなどを任意の位置に差し込めます
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名などを固定値や変数を用いて自由に設定できます
■注意事項
- Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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