Dropboxにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

■概要

プロジェクト管理でWrikeを、ファイル共有でDropboxを利用しているものの、ファイルが追加されるたびに手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、自動でWrikeにタスクを作成するため、WrikeとDropbox間の連携をスムーズにし、手作業による非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• WrikeとDropboxを併用し、ファイル共有とタスク管理を行っている方
• Dropboxへのファイル追加後、手作業でWrikeのタスクを作成している方
• WrikeとDropbox間の情報連携を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたいチーム

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが格納されると自動でWrikeにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのタスク作成時に起こりがちな、対応漏れや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとWrikeをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでWrikeを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、ファイルが追加された際に自動でタスクが作成されるようになります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Wrikeでタスクを作成するアクションで、タスクのタイトルや説明、割り当てる担当者などを任意に設定してください。
• トリガーで取得したDropboxのファイル名やURLといった情報をタスク内容に盛り込むことで、どのファイルに関するタスクかを明確にできます。

■注意事項‍

• DropboxとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。