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「Eventbriteでウェビナーの申し込みを受け付けて、参加者情報をZoomに手作業で登録している...」
「イベントごとにZoomミーティングを作成して、そのURLをEventbriteに反映させるのが面倒...」
このように、EventbriteとZoomを併用する中で、二重入力や情報の転記といった手作業に時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Eventbriteでイベントを作成した瞬間に、対応するZoomミーティングが自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、イベント企画そのものや参加者へのフォローといった、より創造的な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、よりスマートなイベント運営を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">EventbriteとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
EventbriteとZoomのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたイベント作成とウェビナー設定の間のデータ入力を自動化できます。
これにより、イベント運営における定型業務を削減し、より重要なタスクに集中する時間を生み出すことが可能になります。
以下に具体的な自動化の活用例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Eventbriteで新しいイベントを公開するたびに、手動でZoomを開いてミーティングを作成し、情報をコピー＆ペーストする作業は手間がかかるだけでなく、設定ミスの原因にもなります。
この自動化フローを利用すれば、<span class="mark-yellow">Eventbriteでのイベント作成をトリガーに、イベント名や日時といった情報を基にしてZoomミーティングが自動で作成される</span>ため、ウェビナー設定の手間を完全に排除し、イベント準備を迅速に進めることができます。
この連携では、Eventbriteから特定のデータを抽出する処理が用いられています。
それでは、実際にEventbriteとZoomを連携したフローを作成してみましょう。ここでは業務自動化ツール「Yoom」を使用して、プログラミング不要で連携を進めていきます。画面に沿って進めるだけで簡単に設定が完了するので、ぜひ一緒に試してみてください。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Eventbrite／Zoom
[Yoomとは]
今回は「Eventbriteでイベントが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
EventbriteとZoomをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
EventbriteとYoomのマイアプリ登録
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Eventbrite」と入力し、検索結果からEventbriteのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「Continue」をクリックしましょう。
2.次の画面で、登録しているメールアドレス宛に送信されたコードを入力し、「Submit」をクリックしてください。
3.次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
ZoomとYoomのマイアプリ登録
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくは、こちらもチェックしてみてください。
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにEventbriteとZoomが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Eventbriteでイベントが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「イベントが作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、トリガーとなるアクションを検知するWebhookを登録します。
「組織ID」の入力欄をクリックして表示される候補から、対象となるアカウントを選択してください。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
選択したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功し、指定したアカウントにWebhookが登録されたら、「次へ」をクリックします。
4.次はEventbriteで、登録したWebhookが正常にトリガーアクションを検知できるかのテストを行います。
Eventbriteで、イベントを作成しましょう！
今回は、下図のようなイベントを作成してみました。
テスト用のため、イベントの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
作成したら、Yoomの画面に戻りましょう。
5.戻ったら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、次のステップで設定を行います。「イベントID」は直後の設定で使用するので、必ず入力しておきましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
「指示内容」は、テンプレートを活用して以下画像のように設定しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「イベントの詳細取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「イベントID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「メールアドレス」は、任意で設定しましょう。
「トピック」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
3.「会議の説明」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※説明の内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、連携したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。なるべく、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
「開始日時」「会議時間」は、任意で設定しましょう。入力欄をクリックして表示される取得した値や日付を選択して、固定値と組み合わせて設定することも可能です。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ミーティング作成に成功したら「保存する」をクリックします。
※Zoomで、以下のようにミーティングが作成されました。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
※入力したメールアドレスが、アドレス形式になっているか、@などが大文字になっていないかを確認しましょう！
「件名」は、任意の件名を設定してください。入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
テンプレートを活用して、以下画像のように、設定しました。
※本文の内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、送信したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。なるべく、取得した値を設定するようにしましょう。
Tips:「件名」「本文」は、固定の文章や前ステップで取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。送信したい形式で設定しましょう！
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容を確認します。
※テストを行うと、設定したメールアドレスに、実際にメールが送信されます。送信してもよいアドレスか、事前に確認していただくと安心です。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はEventbriteからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomでのミーティング作成を起点としてEventbriteにイベントを作成したいケースもあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご活用ください。
社内会議ツールとして利用しているZoomでウェビナーの予定が決まった後、改めてEventbriteで募集ページを作成するといった運用を行っている場合、二度手間が発生しがちです。
この自動化を活用すれば、<span class="mark-yellow">Zoomで特定の条件を満たすミーティングが作成された際に、その情報を基にEventbriteのイベントページが自動で下書き作成される</span>ため、イベント公開までのプロセスを効率化し、転記ミスなく迅速な情報展開を実現できます。
このフローでは、特定の条件で処理を分ける分岐の仕組みが用いられています。
Yoomでは、EventbriteとZoomに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
EventbriteとZoomでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Eventbriteは、GoogleフォームやTypeformなどの回答内容をもとにイベントを自動作成します。
注文が作成されたら、スプレッドシート、Notion、Excelに自動で参加者情報を追加し、データ管理を効率化できます。
また、イベント作成をトリガーに、Outlookへの登録やSlackへの通知など、イベント運営に必要な連携を自動で行えます。
Zoomは、ミーティングの開始・終了や外部システムからの情報に基づいて、様々なアクションを自動化できます。
Garoonの予定登録でZoomミーティングを作成、スプレッドシートの行追加でウェビナー登録者を追加できます。
また、ミーティング終了後には、文字起こしをNotionやGoogleドキュメントに保存し、録画をGoogle DriveやDropboxに自動保存も可能です。
本記事でご紹介したように、EventbriteとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでイベント設定のたびに発生していたZoomミーティングの手動作成や、関連情報のコピー＆ペーストといった作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも解消できます。</span>
これにより、イベント担当者は煩雑な事務作業に時間を奪われることなく、イベントコンテンツの質の向上や参加者とのエンゲージメント強化といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でもマウス操作だけで簡単に構築することが可能です。
もし、EventbriteとZoomの連携をはじめとする業務の自動化に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を直接体験してみてください。
Q:特定のイベントだけを自動連携させることはできますか？
A:はい、可能です。
今回使用したテンプレートのアプリトリガーと次のオペレーションの間に、設定した条件でフローの進行方向を変更することができる「分岐」を組み込むことで実現可能です。
「分岐」について、詳しくはこちらをご参照ください。
Q:この連携に必要な各ツールの料金プランはありますか？
A:本記事でご紹介したテンプレートと使用したツールは、無料のプランでご利用いただけます。
料金プランについてはこちらをご確認ください。
Q:連携が失敗した時にエラーに気づく方法はありますか？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。通知内容に記載されたリンクから、エラーの原因を確認できます。
エラーについての対処法は、こちらのヘルプページもご参照ください。
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