【ノーコードで実現】フォームのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携する方法

GoogleフォームのデータをMicrosoft SharePointに連携する

Googleフォームの回答データをMicrosoft SharePointに自動的に連携することができます。
Googleアカウントさえあれば無料で使え、さまざまな形式のフォームを作成できるため、手軽に連携を試したい方にもぴったりです。

TypeformのデータをMicrosoft SharePointに連携する

Typeformの回答データをMicrosoft SharePointに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とMicrosoft SharePointを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。

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JotformのデータをMicrosoft SharePointに連携する

Jotformの回答データをMicrosoft SharePointに自動的に連携することができます。
高いカスタム性が特徴のJotformですが、その回答データを余すことなくMicrosoft SharePointに連携することで、詳細なデータ管理が実現できそうです。

TallyのデータをMicrosoft SharePointに連携する

Tallyの回答データをMicrosoft SharePointに自動的に連携することができます。シンプルな機能が特徴のTallyですが、ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。

Zoho FormsのデータをMicrosoft SharePointに連携する

Zoho Formsの回答データをMicrosoft SharePointに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもMicrosoft SharePointと連携して回答データの管理を効率化しましょう。

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Microsoft SharePointとフォームの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとフォームの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はフォームから送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft SharePointのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Yoomフォームのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：Microsoft SharePointのマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Microsoft SharePointの場合】
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：フォームに回答があったら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー　回答フォーム」をクリックしてみましょう！

2) 回答フォームを作成します。
今回は、添付ファイルを送信してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて編集してください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができます。

完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
テストファイルを選択して、「保存」してください。
入力が完了したら、「保存」します。

ステップ4：Microsoft SharePointへファイルをアップロードするアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。サイトIDはボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
また、フォルダIDはサイトIDを設定することで選択可能となります。
使用するサイトIDおよびフォルダIDを選択してください。

同様に格納先フォルダ名を入力し、格納先フォルダのアイテムID候補から選択します。
ファイル名には先ほど取得した回答フォームの情報をアウトプットとして挿入することができます。
候補から添付ファイルを選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

ファイルの添付方法を「取得した値を使用する」、ファイルは「添付ファイル」として「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

これで【フォームから送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする】というフローが完成です。

ステップ5：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

‍Microsoft SharePointのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft SharePointのAPIを活用することで、さまざまな自動化が実現できます。

Microsoft SharePointを使った自動化例

Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動でアップロードしたり、Slackに投稿されたファイルの情報を自動反映することができます。また、DocuSignでの契約完了後にファイルを格納したり、Salesforceに登録された取引先ごとにフォルダを作成するなど、さまざまな業務に対応した自動化が可能です。

終わりに

いかがでしたか？Microsoft SharePointと各種フォームを連携させれば、「ファイルを手動でアップロードする手間を減らしたい」「情報を一元管理したい」「チームのやりとりをもっとスムーズにしたい」といった悩みを解決できるはずです。フォームで収集した情報をMicrosoft SharePointに自動で反映させることで、チーム全体での情報共有や管理をもっとスムーズに進めることができます。

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